Modulares Arbeiten an Stelle von kompletten Projekten

Worum geht es in diesem Beitrag?

Es ist ein ganz normaler Nachmittag im Büro des dtd…es ist still, alle arbeiten an ihren Projekten. Kaum etwas ist im Büro zu hören, nur aus dem Vertriebsbüro vernimmt man eine lachende Stimme. So ist es seit Gründung des Unternehmens, und so soll es nicht mehr sein. Denn die Mitarbeiterbefragung hat ergeben, daß sich fast alle Mitarbeiter mehr Arbeit im Team wünschen, zumindest mit zwei Kollegen gemeinsam. Das ist angesichts unserer bisherigen Vorgehensweise in Projekten schwierig, bearbeitet doch jeweils ein Mitarbeiter ein Projekt von Anfang bis zum Ende alleine. Doch dieses Jahr steht alles auf dem Prüfstand, und so haben wir gemeinsam beschlossen, die Einzelarbeitsweise zu beenden.

Wo wollen wir hin?

Wenn jeweils ein Mitarbeiter ein Projekt bearbeitet, ist das grundsätzlich nicht schlecht. Wenn aber mehrere Mitarbeiter zusammen ein Projekt bearbeiten, geht das viel schneller und bringt auch im Projekt noch neue Sichtweisen und Verbesserungsvorschläge zum aktuellen Vorgehen. Genau das ist die Essenz unserer Dienstleistung: viele Sichtweisen auf ein Thema bündeln und zu einer belastbaren Aussage verdichten, die einem Kunden bei der Entscheidungsfindung hilft. Dazu haben wir unser globales Netzwerk. Warum also nicht noch im Projekt selbst ein kleines „Subnetzwerk“ einbauen?

Was haben wir gemacht?

Kein leichter Entschluß, liebgewonnenes aufzugeben. Man ist da als Mensch ja doch gefangen in seinem Netz aus Gewohnheiten…und es macht ja auch Spaß, ein Problem von vorne bis hinten zu bearbeiten und zu lösen. Das ist aber aus der Sicht unseres Unternehmens nicht mehr zeitgemäß. Nun, es hat seit der Gründung im Jahr 2003 funktioniert, doch den Satz „das haben wir schon immer so gemacht“ lassen wir hier nicht gelten. Also sind wir aus Kundensicht vorgegangen. Was wäre, haben wir uns gefragt, wenn wir auf einmal unsere Projekte noch schneller abschließen könnten? Wenn wir die dadurch gewonnene Zeit in Projekterweiterungen und vertiefte Empfehlungen für den Kunden investieren könnten? Das erschien uns ein echter Mehrwert für den Kunden und wäre ein netter Nebeneffekt einer Umstellung.

Modulares Arbeiten

Wir haben also alle unsere Dienstleistungen genommen und genau untersucht. Dabei konnten Gemeinsamkeiten in den an sich verschiedenen Projekten entdeckt werden. So haben wir viele kleine einzelne Module entwickelt, die man beliebig miteinander verknüpfen kann. Eine Art agiles Arbeiten könnte man das nennen, wenn dieses Schlagwort nicht schon in aller Munde wäre. Ich nenne es lieber modulares Arbeiten. Jedes Projekt hat nun einen „Projektleiter“, der einzelne Module des Projekts in der Morgenrunde ( ich habe davon an anderer Stelle berichtet ) an andere Mitarbeiter abgeben kann. Statt die acht Module eines Projekts in acht Wochen alleine abzuarbeiten, können so nun alle Module in drei bis vier Wochen erledigt werden. Dies ermöglicht auch die Bündelung gleichartiger Arbeiten, was wir aus dem Zeitmanagement kennen. Spezialitäten können so genützt und ausgebaut werden.

Wie sieht das nun genau aus?

Nehmen wir unsere aktuellen vier Projekt: bei allen braucht es eine Hintergrundrecherche, dazu noch Literatur- und Patentrecherche. Macht dies wie bisher jeder Projektleiter selbst, gibt es kein einheitliches Vorgehen, keine Checkliste. Ist dies aber nun ein Modul im Projekt ( und es ist eines, welches die meisten Mitarbeiter nicht gerne machen ), so kann man es an einen Mitarbeiter abgeben, der für alle vier Projekte die Recherchen übernimmt – und parallel eine Checkliste für die anderen Mitarbeiter entwickelt. Dazu braucht man keine eigene neue Abteilung, denn ist die Arbeit getan, wird diese Abteilung ja nicht mehr benötigt. Und der Mitarbeiter kann auch sein eigenes Projekt übernehmen, derweil er die Module bearbeitet. So kommt es zum Austausch, Zwiegespräch…und die heilige Stille im Büro ist weg. Und der Kunde profitiert durch die Modularität ebenfalls.

Was Sie tun können

Können Sie Ihre Arbeiten zerlegen? Macht es aus Ihrer Sicht Sinn, sich vom Abteilungsdenken wegzubewegen? Dann beleuchten Sie Ihre Prozesse und zerlegen diese in kleine Handlungspakete, die sich Mitarbeiter nach Belieben „schnappen“ können. So fördern Sie nicht nur Teamarbeit, sondern auch Kreativität – denn ein jeder macht eine Arbeit auf andere Weise und mit anderen Mitteln.

Möchten Sie dies mit mir diskutieren, gerne – unter mann@dtdienst.de bin ich jederzeit erreichbar, auch wenn Sie nur einen Rat benötigen.

Ausblick: im nächsten Beitrag werde ich die Frage diskutieren, ob man heutzutage noch eine Sekretärin braucht.

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