Braucht man eine Sekretärin?

Worum geht es in diesem Beitrag?

Es gibt sie überall und in fast jeder Firma: die Sekretärin oder Assistentin der Geschäftsleitung – manche nennen sie auch Mädchen für alles. Doch ist diese Position noch zeitgemäß? Ich möchte hier meine ganz persönliche Meinung dazu kundtun…und ich denke, es geht anders besser. Wie, das schildere ich hier.

Wie war es bei uns?

Noch vor fünf Jahren hatten wir in einem separaten Zimmer eine Mitarbeiterin, die sich um all den Kleinkram kümmerte, der eben anfällt, wenn man ein Unternehmen hat…Bestellung von Büromaterial, Post erledigen, Rechnungen schreiben…und all die tausend anderen Kleinigkeiten. Es erschien mir immer selbstverständlich, jemanden für diese Tätigkeiten separat zu beschäftigen, damit die anderen Mitarbeiter Zeit für ihre Aufgaben haben. Nur, soviele Kleinigkeiten gab es dann doch nicht zu tun, und so übernahm die Mitarbeiterin zunächst kleinere Projektaufgaben, dann ganze Projekte…aber sie sollte, das waren wir gewöhnt, auch den Kleinkram noch erledigen. Fair war das aber nicht mehr, denn Monat für Monat hatte sie immer weniger Zeit für Nebenschauplätze.

Was haben wir gemacht?

Wir haben unsere Projekte aufgeteilt, Unterschritte in den einzelnen Großprojekten eingeführt…und den Bürokram in die einzelnen Schritte mit eingebunden. Nun ist es die Pflicht des Projektleiters geworden, seinen Bericht an einen Kunden selbst zur Post zu bringen – oder einen anderen Mitarbeiter, der gerade verfügbar ist, darum zu bitten, aber eben nicht die eine, einzelne Person. So haben wir die Verantwortungen des Projektleiters gestärkt und die Position der Sekretärin quasi en passant abgeschafft. Ein richtiger Schritt, denn so wurde durch die Verteilung doch recht einfacher Tätigkeiten zum richtigen Mitarbeiter zwar die Sekretärin abgeschafft – aber dafür eine weitere Projektleiterin gewonnen.

Nun mag es in Großunternehmen seit Jahren so üblich sein, daß die Sekretärin auch die Terminplanung übernimmt, aber ich für meinen Teil möchte nicht fremdbestimmt sein und morgens eine Liste auf meinem Schreibtisch vorfinden mit Dingen, die ich – trotz Geschäftsführerposition – zu tun habe. Auch plane ich meine Reisen lieber selbst, auch wenn mich das hier und da ein paar Minuten kostet.

Was Sie tun können

Entscheiden Sie sich für Eigenverantwortung und Selbstbestimmung, statt leichte Tätigkeiten zu delegieren. Fördern Sie die bisherige Sekretärin und geben ihr neue Verantwortungsbereiche. Entschlacken Sie Ihre Zeitpläne und nehmen sich ein paar Minuten für die einfachen Tätigkeiten. Es kann Spaß machen, sein Büromaterial selbst zu bestellen…manche simple Tätigkeit ist sogar entspannend und ein Moment des Innehaltens im Tagestrubel.

Sie sind nicht meiner Meinung? Dann sagen Sie es mir, unter mann@dtdienst.de bin ich jederzeit erreichbar.

Ausblick: im nächsten Beitrag werde ich diesen Weg weiter beschreiben…denn auch andere Positionen, wie z.B. das Qualitätsmanagement kann man abschaffen bzw. anders gestalten.

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