Sich von Aufgaben trennen – ein Selbstversuch

Worum geht es in diesem Beitrag?

Ich bin viel mit dem Auto unterwegs, um unsere Kunden – auch Sie – zu besuchen. Dabei höre ich gerne Podcasts und Hörbücher aus dem Bereich der Fachliteratur, um mich stetig fortzubilden. Hier gibt es natürlich auch viel Licht und Schatten, aber in jedem Buch oder Podcast findet sich zumindest ein Tipp, den zu befolgen sich lohnen kann. So wird Reisezeit zur Fortbildungszeit, und das schlagen viele Fachleute auch als Zeitmanagementidee vor. Es wiederholt sich auch vieles, und über eines dieser wiederkehrenden Themen möchte ich heute berichten – über das Loslassen von liebgewonnenen Aufgaben. Man soll das tun – aber es fiel mir wirklich sehr schwer.

Hintergrund

Ich bin als Geschäftsführender Gesellschafter des Deutschen Technologiedienstes für vieles verantwortlich. Wie jeder andere Mensch habe ich auch nur ein genau definiertes Zeitkontingent zur Verfügung – und zwar 24 Stunden pro Tag. Es ist nun meine Aufgabe, mit dieser Zeit sinnvoll umzugehen. Mein ganz persönliches Ziel für dieses Jahr ist es, nur noch wenige Stunden in der Woche im Unternehmen zu arbeiten – den Rest dafür am Unternehmen und an ganz anderen Dingen, wie zum Beispiel dem geplanten Waisenheim in Südafrika. Doch die Zeit dafür muß ich finden, und das geht nur, indem ich mich von alten Zöpfen trenne. Manchmal braucht es dazu einen Anlaß, und in meinem Fall war das der Digitalbonus Bayern. Vielen Dank für diesen Tritt!

Umsetzung beim dtd

Seit Gründung der Firma versenden wir unsere Nachrichten wie beispielsweise Expertensuchen, Technologiegesuche oder Lieferantensuchen über ein kleines Mailing-Tool. Dieses habe ich betreut, da der Datenbestand dahinter das zentrale Asset des dtd darstellt. Doch eine Mail an viele Leute zu versenden bringt auch viel Nachfolgearbeit mit sich, und das gesamte System zu pflegen kostet sehr viel Zeit. Es hat über die Jahre aber auch sehr viel Spaß gemacht und mich in Kontakt mit tausenden Leuten weltweit gebracht. Doch wenn ich über die Teilung von Fachaufgaben, Managementaufgaben und Unternehmeraufgaben ganz realistisch nachdenke, dann gehört dieser Bereich ganz alleine zu den Fachaufgaben – und die kann eine Fachkraft besser übernehmen als ich.

Also haben ich eine Lösung gesucht, mit einem Dienstleister umgesetzt und zum Jahresbeginn 2018 eingeführt. Es fiel mir aber nicht leicht, denn ich habe diesen Bereich als eine meiner zentralen Aufgaben über die Jahre gepflegt, gehegt und liebgewonnen. Sie können es sicher nachvollziehen – sich davon zu trennen schien zunächst fast undenkbar. Und siehe da…ich genieße die gewonnene Freiheit und Freizeit!

Vorteile für unsere Kunden und uns

Aus objektiver Sicht stellte ich den Flaschenhals in jedem Projekt für unsere Kunden dar. Subjektiv hielt ich es für einen Vorteil, daß unser globales Netzwerk nur durch mich adressiert werden konnte. Aber ganz offensichtlich hat das einen Nachteil: war ich nicht da, konnte kein Projekt versendet werden. Auch die Bearbeitung der einzelnen Antworten war nur umständlich und durch zahlreiche Weiterleitungsregeln im Mailprogramm möglich. Das alles fällt nun weg. Die Projekte laufen schneller, reibungsloser und direkter ab, Fehler können weitgehend vermieden werden – auch auf rein technischer Seite, denn Mailprogramme sind nicht immer zuverlässig. Vorteile also auf allen Seiten – und kein einziger Nachteil in Sicht.

Warum habe ich das nicht bloß schon viel früher getan…ganz einfach: Gewohnheit, Routine und das Gefühl, eine wichtige Aufgabe immer perfekt zu erledigen, haben mich daran gehindert.

Was können Sie tun?

 Es ist ganz einfach. Nachfolgend mein Fahrplan für die Loslösung von zeitfressenden Aufgaben: 

  1. Listen Sie alle Aufgaben auf, mit denen Sie regelmäßig zu tun haben.
  2. Weisen Sie die Aufgaben einer der drei folgenden Kategorien zu: Fachaufgabe – Managementaufgabe – Führungsaufgabe
  3. Stellen Sie fest, wieviel Zeit Sie für die jeweilige Fachaufgabe investieren.
  4. Bewerten Sie die Aufgaben nach dem einfachen A-B-c-Prinzip. C-Aufgaben sind Aufgaben, bei denen es egal ist, ob sie erledigt werden oder nicht. Vergessen Sie ab sofort diese Aufgaben
  5. Delegieren Sie innerhalb der nächsten drei Monaten alle Fachaufgaben, zuerst die B-Aufgaben, dann die A-Aufgaben
  6. Mischen Sie sich dann nicht mehr ein, denn der neue Aufgabenträger wird Fehler machen und länger brauchen als Sie – Sie waren ja bisher die Fachkraft.
  7. Sind alle Fachaufgaben abgegeben oder einfach als unwichtig deklariert, machen Sie sich nach gleichem Schema an die Managementaufgaben. Stellen Sie zur Not einen Geschäftsführer ein.
  8. Bearbeiten Sie in sechs Monaten nur noch Führungsaufgaben / Unternehmeraufgaben.
  9. Fangen Sie sofort mit der Umsetzung dieses Plans an…sie kennen ja die 72-Stunden-Regel.

 Und wie steht es bei Ihnen?

Welche Ihrer Aufgaben mögen Sie sehr, die Sie an sich nicht tun sollten? Welche Aufgaben führen Sie aus, die Ihnen gar keine Freude machen und nur Zeit rauben, die Sie anderweitig besser einsetzen könnten? Warum delegieren Sie diese nicht – oder lassen sie einfach bleiben? Ihre Erfahrungen zu diesem Thema und zu den anderen Themen meines Blogs interessieren mich sehr – vielleicht können wir hier im Austausch voneinander profitieren.

Unter  mann@dtdienst.de können Sie mir Ihre Kommentare zukommen lassen und auch gerne per Telefon das Gespräch mit mir suchen. Sie erreichen uns unter 0821 – 508 610, auch für Diskussionen zu allen bisherigen Themen.

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