Meetings…Fluch oder Segen für Ihr Unternehmen?

Thema Meeting – wie ist es in anderen Unternehmen?

Bei meinen Kundenbesuchen frage ich ganz gerne nach allgemeinen Themen des Unternehmen. Z.B., wie es denn um die Nutzung der Arbeitszeit bestellt ist (die guten alten Schlagworte Effektivität und Effizienz lassen grüßen). Und Erstaunliches, aber wenig Überraschendes, ist dabei festzustellen. Fast alle Unternehmen haben gleiche Probleme. Besonders im anscheinend überall gleichermaßen als Schmerz hingenommenen Bereich der Meetings. Laut internen Aussagen machen Meetings etwa 25 % der Arbeitszeit aus.

Was passiert in den Meetings?

In den Meetings sitzen zu viele Mitarbeiter, deren Teilnahme nicht notwendig ist. Zudem ist die Kultur der Meetings mangelhaft. Es werden schon in der Vorbereitung der Meetings entsprechende Fehler gemacht. Es gibt selten eine Agenda, dazu keine Zeitvorgaben – aber zu viele Eingeladene. Im Meeting selber sind die typischen Probleme zu beobachten:

  • Durcheinanderreden / nicht ausreden lassen
  • Mangelhafte Disziplin – Unpünktlichkeit der Teilnehmer
  • Desinteresse und Passivität der Teilnehmer
  • Es wird vom Thema abgeschweift
  • Machtkämpfe unter den Teilnehmern
  • Der Zeitplan wird (auch bei Einzelpunkten) überschritten
  • das Meeting wird nicht von einem Protokoll begleitet
  • die Kommunikation entwickelt sich zu einem allgemeinen Gespräch
  • einzelne Teilnehmer dominieren die Diskussion
  • während der Besprechung werden andere Arbeiten erledigt
  • Es wird zu spät begonnen / aufgehört

Wo liegt das Problem beim Thema Meeting?

In vielen Fällen hat sich alles schleichend entwickelt, einhergehend mit den immer weiter um sich greifenden Abstimmungsrunden für jedes noch so kleine Thema. Viele Themen werden in sehr großen Runden so lange zerredet, bis man den kleinsten gemeinsamen Nenner gefunden hat. Besser ist hier Menschen einfach zu vertrauen und sie ihre Arbeit machen zu lassen. Anschließend das Ergebnis dann kurz diskutieren und den nächsten Schritt festlegen. Dieser wird dann in Präsentationen sehr exakt dargestellt (allein dafür wird schon viel Arbeitszeit vergeudet). Danach wird dann im Folgetermin über die Präsentation diskutiert, da diese ja „nach oben“ durchgereicht wird…und da muss jeder Strich sitzen.

Viele Meetings haben keine Agenda. Man trifft sich, redet drauflos und dann kommt vielleicht noch der Punkt „Sonstiges“. Da dürfen dann alle Teilnehmer über alles schwadronieren. Das führt nicht zum Ziel, bindet Ressourcen und macht müde. Und über Serientermine, Regelmeetings und Jour-Fixes ohne Ziel und Richtung wollen wir an dieser Stelle erst einmal noch nicht sprechen. Diese sind schwer auszurotten. Was aber ganz merkwürdig ist…jeder kennt diese Probleme. Fast jedes Unternehmen hat Meeting-Regeln…die aber nicht eingehalten werden. Hier ein Link zur sehr guten Wirtschaftszeitschrift brandeins, die das Thema recht pointiert aufgegriffen hat:

https://www.brandeins.de/magazine/brand-eins-wirtschaftsmagazin/2014/konzentration/das-grosse-blabla

Es gibt auch zahllose Ratgeber zum Thema. Diese sind sicher lesenswert. Deren Hinweise von den hilfesuchenden Unternehmen, wenn überhaupt, dann nur recht hektisch und selten langfristig befolgt und umgesetzt werden. Aber das muss ja nicht sein, denn es gibt eine Lösung: die unabhängige Betreuung der Meetings durch einen externen Dritten.

Die einfache Lösung für ein gutes Meeting – der „Meetingcoach“

Lassen Sie Ihre Meetings durch einen unabhängigen Dritten coachen. Dazu brauchen Sie eine gestandene Persönlichkeit. Diese darf nicht davor zurückschrecken, den Geschäftsführer aus dem Raum zu schicken, wenn er unentschuldigt mehr als fünf Minuten zu spät kommt.

Diese Person, nennen wir ihn oder sie „Meetingcoach“, hat zunächst eine genau definierte Kontroll- und Schiedsrichterfunktion. Er sollte die bei Ihnen geltenden Meetingregeln kennen und dafür sorgen, dass diese eingehalten werden. Darüber hinaus wird er Personen, die später als 5 Minuten nach Beginn des Meetings dazustoßen und nicht vorab entschuldigt sind, des Meetings verweisen. Sollte ein Meeting nicht pünktlich beginnen, kann der „Meetingcoach“ dieses Meeting in Absprache mit den Beteiligten beenden. Der „Meetingcoach“ legt ein Übersichtsblatt zu jedem Meeting an. Er spricht über die Schiedsrichterfunktion hinaus auch im Meeting qualitative Mängel an. Des Weiteren ermuntert er Mitarbeiter zum aktiven Beitrag und sorgt für eine angemessene Gesprächsführung.

Nach jedem Meeting, welches der „Meetingcoach“ besucht, wird mit dem jeweiligen Organisator ein kleines Feedbackgespräch durchgeführt. So wird die Einschätzung zur Qualität des Meetings abgeglichen. Wenn auf diese Weise die Qualität der Meetings verbessert und deren Anzahl insgesamt gesunken ist, gilt es, das erlernte zu verstetigen und eine verbesserte Meetingkultur zu etablieren. Ziel ist es, auf folgende Fragen eindeutig und nach jedem Meeting mit „Ja“ antworten zu können:

  1. Sind wir nach dem Meeting weiter als zuvor?
  2. War dieses Meeting sinnvoll?
  3. War dieses Meeting der richtige Rahmen für das Thema?
  4. Sind die Kosten des Meetings gerechtfertigt?
  5. Sind alle Teilnehmer notwendig gewesen?
  6. Ist das Ziel des Meetings erreicht worden?
  7. Ist ein nächster Schritt festgelegt?

Klingt nicht so schlecht, nicht wahr? Und funktioniert, wie ich selbst habe erleben dürfen.

Und wie steht es bei Ihnen?

Haben Sie auch das Gefühl, viel zu oft in Meetings zu sitzen, die sich am Ende als vertane Zeit erweisen? Legen sich bei Ihnen die reinen Informationsmeetings wie Mehltau über die Wochen und Monate? Wollen Sie etwas dagegen tun oder haben es schon getan?

Ihre Meinung zu diesem Thema interessiert mich. Ich helfe Ihnen auch gerne bei der Umsetzung. Sie können mir gerne Ihre Kommentare zukommen lassen oder per Telefon das Gespräch mit mir suchen. Sie erreichen mich unter 0821 – 508 610, auch für Diskussionen zu allen bisherigen Themen.

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