Rechnungen pünktlich zahlen – eine Frage der Einstellung

Worum geht es in diesem Beitrag?

Aus aktuellem Anlaß widme ich mich einem Thema, das beim einen oder anderen in der Wichtigkeit ganz hinten liegt – dem Bezahlen von Rechnungen. Hier gibt es, wenn man genau hinsieht, drei große Richtungen. Strategie 1: Rechnungen nicht bezahlen, Mahnungen aussitzen, erst auf den letzten Drücker überweisen, bevor es zum Mahnbescheid kommt. Strategie 2: Rechnungen sofort bezahlen, wobei „sofort“ nach meiner Definition am Tage des Rechnungseingangs bedeutet. Strategie 3: alle Rechnungen sammeln und jeweils an einem Tag der Woche bezahlen, also relativ zeitnah, aber nicht sofort. Diesen Weg wählen wir beim dtd.

Hintergrund

Früher war alles besser…nun, dem möchte ich nicht unkritisch zustimmen, denn nicht alles war früher ( und was heißt hier eigentlich früher ) wirklich besser. Früher war aber vieles leichter – beispielsweise der Zahlungsverkehr. Wir erleben dessen Komplexität und Kompliziertheit in vielen unserer Projekte für Kunden verschiedener Größe und geographischer Ausrichtung, vor allem bei den ersten Projektschritten und der notwendigen Bestellung. Da gibt es Order-Center mit Sitz in Osteuropa, längliche Wege der Zustimmung zu einem Angebot, die Mühsal von Beschaffungsprozessen, die Notwendigkeit zur Freigabe von Bestellungen seitens unterschiedlicher Stellen…es freut sich die Bürokratie, doch eine Erleichterung ist das nur bedingt.

Auch nicht für die Kunden, denn deren Aufgaben warten nicht einfach solange, bis die Bestellung ausgelöst ist. Man stelle sich einmal vor, es brennt…und bevor die Feuerwehr dann kommen und löschen darf, hat sie erst einmal ein Angebot abzugeben, welches zunächst durch den Beschaffungsprozeß durchgeschleust werden muß. Das ist sicher ein wenig übertrieben, trifft es andererseits aber auch.

Wo liegt das Problem?

Wenn wir unsere Arbeit getan haben, stellen wir die Leistung in Rechnung. Und dann haben wir mit Zahlungszielen von 30,45 oder manchmal sogar 60 Tagen zu leben. Brechen wir das einmal auf die genaue Bedeutung herunter: 60 Tage, also zwei Monate, habe ich alle Kosten des dtd zu bezahlen, ohne einen einzigen Cent hereinzubekommen. Gehälter, Miete, Versicherungen, Sozialabgaben…und natürlich darf ich auch die Umsatzsteuer sogleich dem Finanzamt überreichen. Würden wir unsere Leistungen für den jeweiligen Auftraggeber auch erst nach 60 Tagen erbringen, dann paßte das zusammen. So aber lösen wir ein Problem für einen Kunden – und warten dann.

Das fühlt sich nicht gut an, das kann ich Ihnen sagen…vor allem dann, wenn sich Projekte häufen, die mit langen Zahlungszielen einhergehen, und es dann immer mal wieder zu Leerlauf kommt. In der Anfangszeit meines Unternehmens hat mir das immer wieder unruhige Tage beschert ( die Floskel „schlaflose Nächte“ paßt bei mir nicht – ich schlafe immer gut, egal, was passiert ). Und im Austausch mit anderen Unternehmen stellte sich schnell heraus, daß es vielen ähnlich geht. Man leistet rasch, erfüllt alle Projektaufgaben unverzüglich, um dann zu hoffen, daß es diesmal vielleicht ein bißchen schneller geht.

Die Kundensicht – und die verpaßte Chance

Gerade größere Unternehmen sagen, daß sie ein kurzes Zahlungsziel vor Probleme stellt. Zahlbar sofort sei quasi unmöglich. Man müsse das als Lieferant verstehen, die Zwänge seien eben da, man könne hier nicht beschleunigen, der Prozeß sei eben kompliziert. Doch hier liegt eine große Chance, die nur wenige nutzen: die Möglichkeit zur sofortigen Verbesserung der Außenwirkung. Stellen Sie sich doch einmal vor, Ihre Lieferanten rufen bei Ihnen an und bedanken sich für die sofortige Zahlung einer Rechnung! Der Mensch erzählt, so ist es durch Forschungen erwiesen, negative Erfahrungen bis zu 13 mal herum, positive leider nur zwei bis drei Mal. Wie oft also wird über säumige Kunden geschimpft? Und wie herausragend wäre es, wenn Rechnungen immer sofort bezahlt werden – und man dies auch noch auf der Website und im Einkauf kommuniziert?

Ihr Bild beim Auftragnehmer

Ihr Lieferant wird sich für Sie zerreißen, wenn er weiß, daß auch Sie sich für ihn einsetzen. Es ist eine Frage der Geisteshaltung und ein Kontrapunkt zur „Geiz ist geil“ Mentalität der meisten Deutschen. Sie können hier ganz einfach ein Zeichen setzen, das weithin sichtbar ist. Und es ist ganz einfach: Zahlen Sie immer pünktlich oder überpünktlich. Bezahlen Sie Ihre Lieferanten immer sofort. Ohne Ausnahme. Reden sie sich nicht auf die Bürokratie heraus. Verlangen Sie kein Skonto. Kommen Sie einfach Ihrer Verpflichtung nach und bezahlen Sie die erhaltene Leistung. Was ist so anders im Großunternehmen, als dem Bäcker für seine Tüte Semmeln zwei Euro in die Hand zu geben? Denken Sie einmal darüber nach, wieviel Freude und Begeisterung Sie mit einer an sich so einfachen Sache, einer Selbstverständlichkeit, erreichen können. Ich bin da vielleicht altmodisch, aber versuchen sie es. Es lohnt sich.

Und wie steht es bei Ihnen?

Fragen Sie sich doch, wie Sie es erreichen können, Ihre Rechnungen sofort zu bezahlen. Was müssen Sie umstellen? Ist es mit Kosten verbunden? Was kann sich dadurch vereinfachen? Wie können Sie komplizierte Abläufe straffen? Welche positiven Nebeneffekte gibt es Welches ist der erste Schritt?

Und dann zahlen Sie die nächste Rechnung sofort. Rufen Sie Ihren Lieferanten an und erzählen es ihm. Es lohnt sich.

Ihre Meinung zu diesem Thema interessiert mich. Ich helfe Ihnen auch gerne bei der Umsetzung.

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Sich von Aufgaben trennen – ein Selbstversuch

Worum geht es in diesem Beitrag?

Ich bin viel mit dem Auto unterwegs, um unsere Kunden – auch Sie – zu besuchen. Dabei höre ich gerne Podcasts und Hörbücher aus dem Bereich der Fachliteratur, um mich stetig fortzubilden. Hier gibt es natürlich auch viel Licht und Schatten, aber in jedem Buch oder Podcast findet sich zumindest ein Tipp, den zu befolgen sich lohnen kann. So wird Reisezeit zur Fortbildungszeit, und das schlagen viele Fachleute auch als Zeitmanagementidee vor. Es wiederholt sich auch vieles, und über eines dieser wiederkehrenden Themen möchte ich heute berichten – über das Loslassen von liebgewonnenen Aufgaben. Man soll das tun – aber es fiel mir wirklich sehr schwer.

Hintergrund

Ich bin als Geschäftsführender Gesellschafter des Deutschen Technologiedienstes für vieles verantwortlich. Wie jeder andere Mensch habe ich auch nur ein genau definiertes Zeitkontingent zur Verfügung – und zwar 24 Stunden pro Tag. Es ist nun meine Aufgabe, mit dieser Zeit sinnvoll umzugehen. Mein ganz persönliches Ziel für dieses Jahr ist es, nur noch wenige Stunden in der Woche im Unternehmen zu arbeiten – den Rest dafür am Unternehmen und an ganz anderen Dingen, wie zum Beispiel dem geplanten Waisenheim in Südafrika. Doch die Zeit dafür muß ich finden, und das geht nur, indem ich mich von alten Zöpfen trenne. Manchmal braucht es dazu einen Anlaß, und in meinem Fall war das der Digitalbonus Bayern. Vielen Dank für diesen Tritt!

Umsetzung beim dtd

Seit Gründung der Firma versenden wir unsere Nachrichten wie beispielsweise Expertensuchen, Technologiegesuche oder Lieferantensuchen über ein kleines Mailing-Tool. Dieses habe ich betreut, da der Datenbestand dahinter das zentrale Asset des dtd darstellt. Doch eine Mail an viele Leute zu versenden bringt auch viel Nachfolgearbeit mit sich, und das gesamte System zu pflegen kostet sehr viel Zeit. Es hat über die Jahre aber auch sehr viel Spaß gemacht und mich in Kontakt mit tausenden Leuten weltweit gebracht. Doch wenn ich über die Teilung von Fachaufgaben, Managementaufgaben und Unternehmeraufgaben ganz realistisch nachdenke, dann gehört dieser Bereich ganz alleine zu den Fachaufgaben – und die kann eine Fachkraft besser übernehmen als ich.

Also haben ich eine Lösung gesucht, mit einem Dienstleister umgesetzt und zum Jahresbeginn 2018 eingeführt. Es fiel mir aber nicht leicht, denn ich habe diesen Bereich als eine meiner zentralen Aufgaben über die Jahre gepflegt, gehegt und liebgewonnen. Sie können es sicher nachvollziehen – sich davon zu trennen schien zunächst fast undenkbar. Und siehe da…ich genieße die gewonnene Freiheit und Freizeit!

Vorteile für unsere Kunden und uns

Aus objektiver Sicht stellte ich den Flaschenhals in jedem Projekt für unsere Kunden dar. Subjektiv hielt ich es für einen Vorteil, daß unser globales Netzwerk nur durch mich adressiert werden konnte. Aber ganz offensichtlich hat das einen Nachteil: war ich nicht da, konnte kein Projekt versendet werden. Auch die Bearbeitung der einzelnen Antworten war nur umständlich und durch zahlreiche Weiterleitungsregeln im Mailprogramm möglich. Das alles fällt nun weg. Die Projekte laufen schneller, reibungsloser und direkter ab, Fehler können weitgehend vermieden werden – auch auf rein technischer Seite, denn Mailprogramme sind nicht immer zuverlässig. Vorteile also auf allen Seiten – und kein einziger Nachteil in Sicht.

Warum habe ich das nicht bloß schon viel früher getan…ganz einfach: Gewohnheit, Routine und das Gefühl, eine wichtige Aufgabe immer perfekt zu erledigen, haben mich daran gehindert.

Was können Sie tun?

 Es ist ganz einfach. Nachfolgend mein Fahrplan für die Loslösung von zeitfressenden Aufgaben: 

  1. Listen Sie alle Aufgaben auf, mit denen Sie regelmäßig zu tun haben.
  2. Weisen Sie die Aufgaben einer der drei folgenden Kategorien zu: Fachaufgabe – Managementaufgabe – Führungsaufgabe
  3. Stellen Sie fest, wieviel Zeit Sie für die jeweilige Fachaufgabe investieren.
  4. Bewerten Sie die Aufgaben nach dem einfachen A-B-c-Prinzip. C-Aufgaben sind Aufgaben, bei denen es egal ist, ob sie erledigt werden oder nicht. Vergessen Sie ab sofort diese Aufgaben
  5. Delegieren Sie innerhalb der nächsten drei Monaten alle Fachaufgaben, zuerst die B-Aufgaben, dann die A-Aufgaben
  6. Mischen Sie sich dann nicht mehr ein, denn der neue Aufgabenträger wird Fehler machen und länger brauchen als Sie – Sie waren ja bisher die Fachkraft.
  7. Sind alle Fachaufgaben abgegeben oder einfach als unwichtig deklariert, machen Sie sich nach gleichem Schema an die Managementaufgaben. Stellen Sie zur Not einen Geschäftsführer ein.
  8. Bearbeiten Sie in sechs Monaten nur noch Führungsaufgaben / Unternehmeraufgaben.
  9. Fangen Sie sofort mit der Umsetzung dieses Plans an…sie kennen ja die 72-Stunden-Regel.

 Und wie steht es bei Ihnen?

Welche Ihrer Aufgaben mögen Sie sehr, die Sie an sich nicht tun sollten? Welche Aufgaben führen Sie aus, die Ihnen gar keine Freude machen und nur Zeit rauben, die Sie anderweitig besser einsetzen könnten? Warum delegieren Sie diese nicht – oder lassen sie einfach bleiben? Ihre Erfahrungen zu diesem Thema und zu den anderen Themen meines Blogs interessieren mich sehr – vielleicht können wir hier im Austausch voneinander profitieren.

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Fortbildung der Mitarbeiter – ein einfacher Weg

Worum geht es in diesem Beitrag?

Die Weiterbildung der Mitarbeiter wird presseseitig immer wieder in den Fokus gerückt. Es existieren zahlreiche Firmen, die hier diverse Trainings und Coachings anbieten. Allein…die Mitarbeiter wollen nicht alle unbedingt „fortgebildet“ werden. Es fehlt die Zeit dazu, das Tagesgeschäft ist immer im Vordergrund, die vereinbarten Ziele müssen eingehalten werden. Das Interesse an typischen Trainings mit den typischen Trainingsbausteinen wie Brainstorming und ähnlichem sinkt zudem immer mehr. Es macht aus meiner Sicht aber auch keinen Sinn, stattdessen großartige Veranstaltungen zu planen, am besten noch mit Keynote-Speakern, und dabei viel Geld zu investieren. Wie wäre es denn mit einem Weg, der die Interessen jedes einzelnen Mitarbeiters berücksichtig und gleichzeitig für alle ein großes Weiterbildungspotential birgt? Hier ist die dtd-Methode:

Umsetzung beim dtd – Planung

Zunächst habe ich meine Idee im Plenum vorgestellt. Es ist an sich ganz einfach: jeder Mitarbeiter interessiert sich privat für völlig unterschiedliche Dinge und liest hierzu Bücher, Fachartikel, recherchiert im Internet. Er wendet Zeit für sich und seine Interessen auf, und dagegen ist nichts einzuwenden. Auch firmenseitig interessieren sich alle für verschiedene Bereiche. Der Vertriebsmitarbeiter liest über Methoden der Kundengewinnung, ein anderer über digitale Darstellungstechniken, ein dritter über Controlling. Und bisher hat jeder sein so selbst erarbeitetes Wissen für sich eingesetzt und nicht geteilt, außer im Ausnahmefall. Das geht natürlich besser – und kostet nicht einen Cent.

Umsetzung beim dtd – Material und Vorgehen

 Wir haben einen typischen Leitz-Ordner im DIN-A4-Format hergenommen. Schnell ein Ordneretikett gedruckt: „Buchzusammenfassungen“. Dann als nächstes eine Word-Datei erstellt und zentral im Laufwerk für alle zugreifbar abgelegt, mit dem gleichen Titel. Und hier macht nun jeder Mitarbeiter das gleiche: wenn er ein Buch / einen langen Artikel / was auch immer liest, faßt er die für ihn und subjektiv aus seiner Sicht wichtigsten Punkte in der gemeinsamen Word-Datei unter einem neuen Kapitel zusammen, aktualisiert das Inhaltsverzeichnis und druckt seinen Beitrag aus. Dieser wandert dann in den Ordner, da es Mitarbeiter gibt, die lieber echtes Papier in der Hand halten wollen. So entsteht über die Zeit ein buntes Nachschlagewerk, zu dem jeder nach Gusto beitragen kann.

Und wo steht der Ordner? Nun, ich habe dann investiert und für unseren Eingangsbereich ein Buchregal gekauft, welches vom Holz her zu unserer Bar paßt ( lesen Sie hier mehr dazu ). In diesem Regal stehen nun diverse Fachbücher und sehr zentral eben auch der Ordner mit allen Zusammenfassungen.

Vorteile für uns

Aufgrund der Heterogenität der Mitarbeiter finden sich in dieser Datei sehr unterschiedliche Beiträge. Diese wecken aber auch die Neugier der anderen, denn manches ist eben auch für alle brauchbar, wie beispielsweise die Zusammenfassung der wichtigsten Aussagen einer Biographie…oder Regeln für guten Smalltalk…oder die Überwindung des inneren Schweinehundes. All dieses bekommen die Kollegen auf jeweils ein bis zwei Seiten aufbereitet, denn in dieser Menge lassen sich die meisten Bücher zusammenfassen. Im Moment überlegen wir noch, ob wir eine Verpflichtung zum lesen und kommentieren der Beiträge einführen wollen…das gefällt mir aber unter dem Gesichtspunkt der Freiwilligkeit nicht.

Und was können Sie berichten?

Wie halten Sie es mit der Weiterbildung der Mitarbeiter?  Welche Erfahrungen machen Sie damit? Welche Schwierigkeiten haben Sie angetroffen und beseitigt? Ihre Erfahrungen zu diesem Thema und zu den anderen Themen meines Blogs interessieren mich sehr – vielleicht können wir hier im Austausch voneinander profitieren.

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Kanban beim Deutschen Technologiedienst

Worum geht es in diesem Beitrag?

Ich war im Urlaub, daher ist ein bißchen Zeit seit dem letzten Beitrag verstrichen. Doch die Zeit habe ich genutzt. In den letzten Monaten habe ich sehr viel zum Thema agiles Arbeiten gelesen, manche gute Bücher, manche weniger gute…das bleibt dabei nicht aus. Zuletzt mußte ich mich entscheiden, welche für uns neue Methode ich einführen möchte, entweder Scrum oder Kanban. Scrum erschien mir zu softwarebezogen, und da wir kein Entwicklerteam haben fiel diese Methode auch nach einem langen Gespräch mit Anwendern weg. Zeitgleich habe ich bei einem Kunden ein Coachingprojekt durchgeführt und kam dabei erstmals echt in Berührung mit einem Kanban-Board. Ich war sogleich fasziniert von der Einfachheit und Übersichtlichkeit der Methode ( danke an dieser Stelle für die Inspiration an Herrn Dr. Nentwig von der BSH Hausgeräte GmbH ).

Umsetzung beim dtd – Planung

Aller Anfang ist schwer…und ich bin dem bekannten Fehler der maximalen Informationsbeschaffung unterlegen. Ich fing also an, im Internet zu suchen nach Blogs und Videos zum Thema „Einführung von Kanban“. Dann sollte ein Kanban-Board her, aber nicht irgendeines, es muß doch etwas richtig gutes geben…auch die notwendigen Karten sollten keine einfachen Hafties sein. Ich merkte. Je länger ich recherchierte, um so mehr wollte ich noch zusätzlich wissen…und das führt irgendwann in die Perfektionsfalle. Also alles Gelesene vergessen und einfach anfangen?

Umsetzung beim dtd – Material

Und so geschah es. Wir hatten ein Whiteboard in Verwendung, welches ich freigemacht habe. Dieses Board wurde nun unser Kanban-Board, es hängt genau gegenüber der Bar ( lesen Sie hier von der dtd-Bar ), und jeder geht mehrfach am Tag daran vorbei. Einfach mit einem entsprechenden Marker ein paar Linien gezogen, und fertig war das Kanban-Board. Es hat fünf Kategorien: Wartend – Zu tun – In Arbeit – Gegencheck – Erledigt. Als Kanban-Karten verwenden wir verschiedenfarbige Post-It, wobei ein Projekt konsequent die gleiche Kartenfarbe für alle Tickets hat. Jeder Mitarbeiter bekam Klebepunkte in „seiner“ Farbe, die er dann, wenn er ein Ticket bearbeitet, auf dieses kleben kann. Das Post-It-Ticket wird mit Start- und geplantem Endtermin versehen und an das Board geklebt.

Umsetzung beim dtd – Mitarbeiter

Als alles vorbereitet war, habe ich eine Schulung durchgeführt, Dauer 45 Minuten. Ich habe darüber berichtet, welche Vorteile Kanban für uns haben kann, wie es in anderen Unternehmen angewendet wird und wie ich es mir bei uns vorstelle. Anhand der konkreten eigenen Arbeiten hat jeder Mitarbeiter sogleich angefangen, Tickets auszufüllen und mit seinen Klebepunkten zu versehen – das war für mich der entscheidende Moment. Jeder wurde plötzlich zum Projektleiter, konnte um Unterstützung bitten, und wenn diese gewährt wurde, kam einfach ein andersfarbiger Punkt dazu. Und wenn ein Ticket dann von links nach rechst in den Bericht „Fertig“ gewandert ist, gibt es jedesmal Beifall für den, der die Arbeit geschafft hat. Ein Kollege nennt das „unsere Selbsthilfegruppe“.

Vorteile für uns

  • Alle wissen jederzeit, was zu tun ist und wo es Engpässe gibt
  • Streß beim Einzelnen wird reduziert, Schuldige werden nicht gesucht, das Miteinander wird gestärkt
  • Es werden von der Geschäftsleitung ( und anderen ) keine Aufträge mehr im Vorbeigehen platziert ( nach Art von „kannst Du mal eben“).
  • Abhängigkeiten einzelner Arbeitspakete werden deutlich, Aktionismus gibt es nicht.
  • Anerkennung, Hilfsbereitschaft und Stimmung werden durch jedes Meeting vor dem Kanban-Board gesteigert.
  • Die Geschwindigkeit, mit der einzelne Arbeitspakete abgearbeitet werden, wird Stück um Stück gesteigert.
  • Durch die Daily-Stand-Ups wird der Erfolg eines jeden auch tatsächlich erzählt. Alle Veränderungen einer Aufgabe können jederzeit abgebildet werden

Und was können Sie berichten?

Verwenden Sie auch Kanban? Welche Erfahrungen machen Sie damit? Wie gehen Ihre Mitarbeiter damit um, und welche Schwierigkeiten haben Sie angetroffen und beseitigt? Ihre Erfahrungen zu diesem Thema interessieren mich sehr – vielleicht können wir hier im Austausch voneinander profitieren.

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Die unfassbare Bürokratie in Deutschland

Worum geht es in diesem Beitrag?

Als Unternehmer hat man viel zu tun, und ich mache das auch gerne. Doch immer mal wieder wird man mit den unfassbaren Mühlen der Deutschen Bürokratie konfrontiert. Mühlen, die für den Unternehmer unsinnig sind, viel Zeit kosten, manchmal sogar noch Geld…und alles nur, weil man sein Unternehmen für die Zukunft absichern will. Ich rede hier über den neuen Auswuchs im Finanzbereich namens LEI – Legal Entity Indentifier, der mich zu Aktionen zwingt, die zeitlich umfangreich sind und nerven.

Was ist das?

Hier ein Dank an unsere Kunden. Sie alle machen sehr gute Arbeit, und wir profitieren davon, weil ich meine Firma durch ein stetig wachsendes Aktiendepot absichere. Darin liegen vor allem Aktien, von Ihren Unternehmen – und in Summe liegt das Depot in seinem Wachstum über dem DAX. Vielleicht sollte ich eine Fonds gründen…nun, bisher war das alles ganz einfach. Ich erteile eine Order, die Order wird ausgeführt, Aktien wandern ins Depot. Doch einfach darf es nicht mehr sein, denn ich benötige auf einmal einen Identitätsbeweis – die LEI. Darauf wurde ich per Standardmitteilung meiner Bank aufmerksam gemacht – und natürlich geht ab Januar 2018 nichts mehr ohne die LEI.

Wie kriegt man diese?

Nun gut. Kann ja nicht so schwer sein, dachte ich mir, und besuchte die entsprechende Website. Hinter der steckt indes das Bundesministerium für Justiz, und schon ist klar: Schluß mit schnell und einfach. Anstatt also einfach eine LEI zu bekommen, mußte ich mich und unser Unternehmen zunächst über viele Eingabemasken hinweg registrieren. Dann geschah einige Wochen nichts…bis ich heute meinen Zugang freigeschaltet bekam. Nun mußte ich die LEI „kaufen“, das heißt, die Bestellung in einen Warenkorb legen ( Digitalisierung ist in der Deutschen Behördenlandschaft also angekommen ), dann erklären, daß ich für diese Nummer gerne 80,00 € bezahlen werde…und den Auftrag, den ich nie vergeben wollte, freigeben.

Laßt den Unternehmer doch in Ruhe!

Denn es triftt ja nicht nur mich, sondern jeden Unternehmer, der in irgendeiner Weise Börsengeschäfte betreibt. Viele Menschen dürfen plötzlich nicht mehr einfach nur handeln, sondern müssen erst Zeit, dann 80,00 € investieren. So kommt der Staat an frisches Geld, und Sie merken, mich regt das ganze auf. Ziemlich sogar…noch viel schlimmer, daß man nichts dagegen tun kann – außer die Unternehmensliquidität anders sicherzustellen…ohne dabei Gewinn zu machen. Das Geld unters Kopfkissen zu legen ist hier keine Lösung!

Und was können Sie berichten?

Und Sie? Haben Sie auch ähnliche Erfahrungen mit den Auswüchsen der Bürokratie gemacht? Teilen Sie diese gerne mit mir…jammern hilft zwar nicht, aber Dampf ablassen schon. Und wenn Sie ein Gegenmittel wissen, dann freue ich mich, wenn Sie dieses mit mir teilen!

Das war es für heute. Im nächsten Beitrag werde ich von unserem Ausflug nach Andechs berichten…Teambuilding nach dtd-Art. Bleiben Sie mir also treu!

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Das tun, was man gut kann, statt eine Stelle auszufüllen

Worum geht es in diesem Beitrag?

Sie sehen sie jede Woche in den Beilagen der kleinen und großen Zeitungen, Sie finden sie online bei den bekannten Jobbörsen…die guten alten Stellenanzeigen. Damit verdienen viele Leute ihr Geld…Werbetexter, Designer, Graphiker als Vorbereiter – und dann die Unternehmen, bei denen Sie eine Stellenanzeige publizieren. Und wieviel Schweiß und Hirnschmalz muß man hineinstecken, was nicht alles beachten… Diskriminierungsprobleme bei den Formulierungen sind da wohl am bekanntesten. Und was bringt es am Ende?

Warum ist das so?

Sie waren schon immer da. Und in Unternehmen ist es gang und gäbe, eine Stellenbeschreibung zu formulieren, auf deren Basis man da eine Annonce schalten kann. Nicht selten sucht man dann nach der eierlegenden Wollmilchsau, nach dem perfekten Kandidaten / der Kandidatin. Alles soll er / sie können, dazu noch im Ausland gearbeitet haben, sich auch ehrenamtlich betätigt haben, teamfähig sein…und was es da sonst noch so an Worthülsen gibt. Sodann wird mit blumigen Worten die Aufgabe beschrieben, der sich der künftige Mitarbeiter / die Mitarbeiterin ( das nervt übrigens, diese Trennung, deshalb verzichte ich ab sofort darauf…und mit dem „KandiatInnen“ fange ich gar nicht erst an ) zu stellen hat. Die Wirklichkeit entpuppt sich dann bei beiden Seiten als ernüchternd. Den perfekten Bewerber findet man nicht, und die perfekte Stelle auch nicht. Dumm, wenn man dann noch die Unterteilung in A, B und C-Mitarbeiter vor Augen hat und natürlich ausschließlich die A-Leute sucht.

Was machen wir anders?

Unser Vorgehen ist aus einer Not heraus geboren. Wir erbringen eine äußerst spezielle Dienstleistung, die sich über mehrere technologische Bereiche erstreckt. Und als wir 2003 angefangen haben, waren zunächst Geldsorgen unsere größten Sorgen. Dann aber bekamen wir mehr Aufträge, und so wuchs auch der Bedarf an neuen Mitarbeitern. Nur…einen teuren Ingenieur konnten wir uns nicht leisten, auch keinen Physiker, und spezielle Projekte in genau deren Spezialgebiet hatten wir auch nicht immer. Also…was tun?

Laß die Leute einfach arbeiten!

Man nehme: einen grundsätzlich interessierten, sympathischen Menschen, frage ihn, was er denn gerne tun möchte…und dann lasse man ihn einfach anfangen. So einfach ist das. Wir sind doch alle Menschen, und wir wollen morgens gerne ins Büro kommen und dort Leute treffen, die wir mögen…wir teilen uns ja den Platz an der Kaffeemaschine mit ihnen. Und daher ist mein Grundgedanke bei der Einstellung von Mitarbeitern nicht: füllt er eine Stelle aus? Ich frage vielmehr: kann er was…und mögen wir ihn? Und was genau kann er?

Und dann lernt der neue Mitarbeiter nur eines: wie wir unsere Dienstleistung bisher gestalten. Wir lernen aber von ihm, wie er so etwas ganz anders machen würde…und vor allem hören wir ihm zu, was er eigentlich am allerliebsten machen würde – und genau das lasse ich ihn dann machen.

Was passiert dann?

Wir haben auf diesem Weg unser Dienstleistungsportfolio massiv erweitert. Wir haben unsere „Produkte“ komplett umgestaltet. Wir haben Prozesse vereinfacht. Wir haben Zeit gewonnen. Und am Ende…haben wir alle ein bißchen mehr Spaß an dem, was wir tun, weil jeder das tut, was er kann und mag. Das klingt alles sehr märchenhaft, ist es aber nicht, wenn man hier einen Rahmen steckt, in dem sich ein Mitarbeiter austoben und entwickeln kann. Wir werden jetzt nicht Würste verkaufen…aber vielleicht einmal tatsächlich physische Produkte.

Und was können Sie tun?

Und Sie? Schon mal darüber nachgedacht, jemanden einfach einzustellen, egal, ob er auf die Stelle paßt, die gerade frei ist? Einfach mal mutig zu sein und dem Bauch zu vertrauen, auf daß der Neue es schon richten wird? Einfach mal jemanden einstellen, der aus einer ganz anderen Branche kommt und so gar nicht zu all den Prozessen paßt, mit denen Sie sich tagtäglich vielleicht selbst ärgern? Einfach mal auf die Stellenausschreibung verzichten und es wie Pippi Langstrumpf machen, die sich die Welt so baut, wie sie ihr gefällt? Glauben Sie mir, es ist den Versuch wert. Gewinnen werden Sie auf jeden Fall, nur wie der Preis aussieht, kann ich nicht sagen.

Das war es für heute. Im nächsten Beitrag werde ich von unserem Ausflug nach Andechs berichten…Teambuilding nach dtd-Art. Bleiben Sie mir also treu!

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Die Baumstruktur für unser Unternehmen

Worum geht es in diesem Beitrag?

Jedes Unternehmen hat eine Struktur. Dazu gibt es Organigramme von beliebiger Komplexität, verschachtelt, in Matrixorganisationen abgebildet, dazu Linienfunktionen und Stabsstellen…die Organisationslehre hat da viele schöne Ideen. Und je größer ein Unternehmen ist, desto schwieriger wird die Organisation und desto unübersichtlicher die Darstellung. Man hängt sich aber auch gerne ein Organigramm in den Büroflur, schon allein, weil das durch das Qualitätsmanagement vorgeschrieben wird – und es ist so schön Deutsch. Man strukturiert alles, gibt dem Bild einen Namen, eine Bürokratie dahinter, und schon ist alles richtig gemacht. Meint man.

Nur – was ist in Zeiten, in denen auf einmal alles schneller gehen muß? Können da die alten Strukturen noch greifen?

Was bisher geschah

Bei uns war es genauso. Es gab ein typisches Organigramm, mit Abteilungen wie Marketing, IT, Buchhaltung etc. Über allem thronte der Chef ( also ich ) als König des Hauses. Angesichts des immer tiefer implementierten Gedankens der freien Arbeit war klar, daß diese Struktur nicht mehr funktioniert. Wie kann es auch gehen, wenn wir modular arbeiten, sich einzelne Mitarbeiter mal als Projektleiter, mal als Projektmitarbeiter betätigen, oder gar eigene Sonderprojekte machen? Wir brauchten also eine neue Struktur, und gemeinsam entwarfen wir das Bild eines Baumes mit vielen schönen Früchten – und die Früchte noch mal größer, mal kleiner, je nach Funktion im jeweiligen Thema. Jede Frucht steht für einen Mitarbeiter zum jeweiligen Thema.

Warum klappt das?

Auf einen Blick sieht man in der Baumstruktur, wo die Ernährung herkommt: die Wurzeln des Baumes fußen in der Erde, und die „Erde“ sind unsere Kunden – also Sie. Ohne unsere Kunden

kann unser Unternehmen nicht existieren. Keines unserer Projekte hätte einen Sinn, die Früchte gäbe es nicht, der Baum würde eingehen. Andererseits kann der Baum wachsen, wenn es ihm gut geht, kann neue Äste hervorbringen ( neue interne Projekte ), an denen dann wieder neue Früchte sprießen. Auch neue Mitarbeiter sehen so gleich Ihre Funktion im gesamten Unternehmenskontext.

Was ist besser als im gewöhnlichen Organigramm?

Die Übersicht. Eine große Frucht zum jeweiligen Projekt kennzeichnet den Projektleiter, man sieht gleich, wer mehr Projekte stemmt und wer gerade weniger zu tun hat. Abgearbeitete Projekte bekommen eine andere Farbe, und je länger wir das machen, um so schöner ist auch die Erfolgskontrolle: ein Blick genügt um zu wissen, was schon erledigt ist

Was ist so nicht möglich?

Der Projektfortschritt. Man kann so nicht sehen, wie weit ein Projekt bereits gediehen ist, was es noch braucht bis zur Fertigstellung. Hier verwenden wir ganz normale Projektablaufpläne, die direkt neben dem Baumschema an unserer großen Pinwand im Flur hängen ( gegenüber der Bar…Sie erinnern sich? )

Unser Fazit

In Summe finden wir dieses Bild als geeignete Visualisierung für die vielen internen Projekte, die wir gerade gemeinsam stemmen. Und das wichtigste ist auch dabei: der Kunde als Grund für alles, was wir tun. Ob sich dieses Schema auch für Sie eignet? Denken Sie doch einmal darüber nach, welches Bild Sie für sich besser finden – es muß ja kein Baum sein.

Im nächsten Beitrag werde ich mich, wie schon angekündigt, mit dem Thema der passenden Arbeit statt Stellenbeschreibungen widmen. Spannend, weil man so Talente entdeckt, die keiner auf der Agenda hat. Bleiben Sie mir also treu!

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Büroumbau einmal anders

Worum geht es in diesem Beitrag?

Vorab: der im letzten Blog angekündigte Beitrag zu „Meetingcoach“ wird nachgereicht. Versprochen. Aber es ist etwas so durchschlagendes passiert, daß ich gerne darüber berichten möchte, und zwar jetzt, kurz nachdem es geschehen ist. Ich spreche über das Eingreifen der Mitarbeiter bei der Umgestaltung des Büros, über Eigeninitiative und einen großen Grund zur Freude.

Was bisher geschah

Anfang 2015 haben wir unser neues Büro bezogen, ein schöner Altbau mitten in Augsburg. Das war für uns der Schritt raus aus der Gründerszene und hinein in ein etabliertes Unternehmen. Schon heiter, ganz am Rande angemerkt, daß ich unser Unternehmen seit 2003 immer weiter fortentwickle…damals, bei der Gründung, hatten wir nur eine Dienstleistung anzubieten, nun sind es reichlich viele und verschiedene geworden – aber ich schweife ab. Nun ist unser Büro seinerzeit möbliert gewesen, und ich habe die Möbel beim Einzug gegen einen geringen Betrag übernommen. Auf einmal besaßen wir viele teure Schränke und Regale…die wir, wie wir im Frühjahr 2017 festgestellt haben, so gar nicht brauchen. Aber nun, sind halt da. Stören ja nicht weiter.

Was dann passiert ist

 „Ein Barschrank im Büro wäre doch schick…falls es was zum Feiern gibt, oder einfach für einen Espresso im Stehen“ – so der Wunsch der Kollegen. Ja, wäre schon schick, aber muß man denn immer gleich alle Wünsche erfüllen? Muß man nicht…schon gar nicht, wenn man seit Anfang des Jahres auf Mitdenken und Mitunternehmertum setzt. Ich habe also meine fehlende Begeisterung zum Geldausgeben entgegengehalten – und was ist dann passiert? Die Kollegen kamen sogleich mit einem Vorschlag. „wir verkaufen die Büromöbel, die wir nicht brauchen, und vom Erlös kaufst Du die Bar“. Da konnte ich nichts mehr entgegnen, schachmatt. So mag ich das: ein Problem erkennen, nachdenken, die Lösung liefern und auch gleich noch selbst umsetzen.

Hat es funktioniert?

Ja. Allerhand nutzlose Schränke und Schreibtische haben ein neues Zuhause gefunden, was mich wirklich freut, denn so hat ein Start-Up auch gleich eine schöne Einrichtung bekommen. Einige Schränke sind noch da, aber ich bin sicher, die werden noch verkauft ( vielleicht brauchen ja Sie einen? Rufen Sie uns an! ). Die Bar ist voll finanziert, wurde gekauft, ist bereits geliefert, steht nun samt Stühlen bei uns im Erdgeschoß. Sehr gemütlich…und dank der Mitarbeiter ist sie auch bestens gefüllt, hat doch jeder eine kleine Naturalienspende geleistet. So schließt sich der Kreis, denn was Sie vielleicht nicht wissen: 1994-1995 war ich Geschäftsführender Gesellschafter des Lucky‘s, einem immer noch bestehenden Club in Augsburg, damals eine besonders bei Studenten angesagte Adresse – mit einer famos langen Theke.

Und bevor Sie nun fragen, ob wir überhaupt noch arbeiten…klar, denn auch alkoholfreie Cocktails schmecken prima – und die Happy-Hour beginnt erst nach Büroschluß. Sie können uns gerne besuchen!

Im nächsten Beitrag werde ich mich mit dem Thema der passenden Arbeit statt Stellenbeschreibungen widmen. Spannend, weil man so Talente entdeckt, die keiner auf der Agenda hat. Bleiben Sie mir also treu!

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Ein kleines Zwischenfazit der Veränderungen

Worum geht es in diesem Beitrag?

August. Draußen ist es heiß und schwül, drinnen leider auch, denn wir haben ein Büro im Dachgeschoß. Man wird langsam bei der Arbeit, das Hirn schaltet in den Ruhemodus…so wie das ganze Unternehmen irgendwie langsamer zu arbeiten scheint. Ist ein Unternehmen mit einem Organismus vergleichbar? Ich denke ja, denn auch eine Firma braucht ab und an Zeiten der Erholung, um neues zu verarbeiten, Dinge zu rekapitulieren und neu zu bewerten…um sich zu fokussieren und auch einmal von außen auf kürzlich vergangene Zeiten zu schauen. Der Mensch soll ab und an reflektieren, um Veränderungen wahrzunehmen – und so sehe ich das auch für mein Unternehmen

Was bisher geschah

Anfang 2017 bin ich angetreten, um mein Unternehmen neu zu erfinden. Wir haben gemeinsam vieles eingeleitet, teilweise auch umgesetzt, wie beispielsweise die freie Gestaltung der Arbeitszeit, die Modularisierung von Projekten…doch seit zwei Monaten geht nichts mehr voran. Die internen Projekte sind zum Stehen gekommen, obwohl sich jeder Mitarbeiter eines hätte herauspicken & umsetzen sollen / und auch wollen. Dabei sind durchaus wichtige Themen wie die Schaffung neuer Dienstleistungen oder die Überprüfung eines sich ändernden Systems unserer Kontaktierung von potentiellen Lösungsgebern, also auch Themen, die das Unternehmen voranbringen können.

Warum ist das so?

Ich habe zwei Dinge unterschätzt…zum einen die Macht des Tagesgeschäfts, zum anderen die Macht der Gewohnheit. Das Tagesgeschäft in Form laufender Projekte und wiederkehrender Arbeiten legt sich wie Mehltau über die Initiativbereitschaft des einzelnen Mitarbeiters, es gibt Fristen und Termine…und schon bleiben die wichtigen Dinge gegenüber den dringenden Dingen zurück. Sie kennen das? Ich auch, aber ich hatte gehofft, daß mein Drive ausreicht, um dies zu verhindern.

Tja, und die Macht der Gewohnheit habe ich auch unterschätzt. Es gibt bei uns Arbeiten, die waren „schon immer so“ – und es ist nicht jeder willens, daran etwas zu ändern. Warum auch, es funktioniert ja. Warum also ändern? Wird es denn besser werden? Und das ist ja auch alles immer so umständlich, dann gibt es neue Software, da muß man sich einarbeiten…Sie kennen das auch? Dann haben wir eines gemeinsam.

Wie geht es weiter?

Die Sommerpause hat auch ein gutes. Ich werde die Bereiche noch einmal überdenken, neuen Schwung aufnehmen und mich im September daran machen, die Themen tiefer in den Köpfen meiner Mitarbeiter zu verankern. Auch werde ich bewährte Vorgehensweisen wie das Wochenthema / Monatsthema wieder aufleben lassen, von denen ich dachte, es geht auch ohne mein Zutun. Und ich werde mich mit Kanban befassen.

Sie sehen, es hört nicht auf. Und ich werde auch unverdrossen in meinem Blog davon berichten. Nächstes mal zum Thema Meeting…da werde ich von meinen Tätigkeiten als Meetingcoach erzählen. Freuen Sie sich darauf!

Natürlich bin ich unter mann@dtdienst.de jederzeit für Diskussionen zu erreichen

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Wohin geht es mit dem Qualitätsmanagement?

Worum geht es in diesem Beitrag?

Das Thema QM begleitet mich nun fast schon meine gesamte Berufstätigkeit, und nie hatte ich das Gefühl, daß man es wirklich mag. QM-Handbücher habe ich gelesen, war bei der Erstellung eines Handbuchs auch direkt dabei ( als Niederlassungsleiter einer Personaldienstleistungsfirma ), ich habe Zertifizierungen mitgemacht…und natürlich gibt es auch beim dtd einen Qualitätsbeauftragten samt Verfahrenshandbuch.

Wie es bisher war…

Der Mitarbeiter mit dem Titel „Qualitätsmanager“ hatte die Vorherrschaft über alle vom dtd ausgehenden Dokumente. Diese wurden geprüft auf Einhaltung des Corporate Design, der Rechtschreibung, der inhaltlichen Richtigkeit, einheitliche Formate und Zeilenabstände…kurzum, eine eher als Kontrolleur zu bezeichnende Arbeit. Aufgrund steigender Auftragslage in den letzten Jahren ist diese Position zunehmend zum Flaschenhals geworden – ist ein Projekt beendet, muß der finale Bericht noch gegengelesen werden, und das kann schon dauern, zumal der Mitarbeiter auch eigenen Projekte bearbeitet.

Was haben wir gemacht?

Wir haben kurzerhand die Position abgeschafft und ein allgemeines Vier-Augen-Prinzip eingeführt. Dazu haben wir im ersten Schritt unsere Dienstleistungen modularisiert, im zweiten Schritt für jedes Modul Checklisten erarbeitet. Nun ist es so, daß sich ein Mitarbeiter von jedem anderen Mitarbeiter ( bevorzugt der, der gerade Zeit hat ) sein Dokument gegenlesen lassen kann. Auf den Checklisten sind dann zwei Kästchen vorhanden, in denen beide Mitarbeiter mit ihrer Unterschrift die Richtigkeit des Dokuments bestätigen. An sich eine ganz einfache Sache, doch es ist so schwer, sich aus den eingefahrenen Bahnen zu lösen. Zudem wollten wir den bisherigen QM-Manager nicht vor den Kopf stoßen, doch dieser empfand das ganze eher als Entlastung denn als Beschneidung seiner Aufgaben.

Allgemeine Themen

Wenn es um größere Änderungen geht, wie beispielsweise die Entwicklung einer neuen Präsentation für die Firma, dann werden aus den vier Augen einfach acht Augen gemacht. So sind Fehler fast sicher zu vermeiden, aber es gibt keine endlosen Diskussionen bzw. Engpässe mehr. Wir haben das nun in allen Bereichen mehrfach durchgeführt – und es beschleunigt geradezu jede Arbeit. Toll, wenn „Weglassen“ so schön ist!

Was Sie tun können

Ich bin sicher, daß in größeren Unternehmen das Thema Qualitätsmanagement kontrovers diskutiert wird. Viele Mitarbeiter empfinden es ( wie ich aus Interviews erfahren habe ) als persönliche Kontrolle und Bevormundung. Überdenken Sie daher die Funktion des QM – und fragen Sie sich, ob es wirklich mit einer Person in Verbindung gebracht werden muß

Natürlich bin ich unter mann@dtdienst.de jederzeit für Diskussionen zum Thema zu erreichen

Ausblick: im nächsten Beitrag werde ich ein Zwischenfazit auf der Reise zum neugestalteten Unternehmen ziehen…es läuft leider längst nicht alles so, wie ich es mir vorgestellt habe. Aber das liegt in der Natur von Veränderungen!

 

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