Kanban beim Deutschen Technologiedienst

Worum geht es in diesem Beitrag?

Ich war im Urlaub, daher ist ein bißchen Zeit seit dem letzten Beitrag verstrichen. Doch die Zeit habe ich genutzt. In den letzten Monaten habe ich sehr viel zum Thema agiles Arbeiten gelesen, manche gute Bücher, manche weniger gute…das bleibt dabei nicht aus. Zuletzt mußte ich mich entscheiden, welche für uns neue Methode ich einführen möchte, entweder Scrum oder Kanban. Scrum erschien mir zu softwarebezogen, und da wir kein Entwicklerteam haben fiel diese Methode auch nach einem langen Gespräch mit Anwendern weg. Zeitgleich habe ich bei einem Kunden ein Coachingprojekt durchgeführt und kam dabei erstmals echt in Berührung mit einem Kanban-Board. Ich war sogleich fasziniert von der Einfachheit und Übersichtlichkeit der Methode ( danke an dieser Stelle für die Inspiration an Herrn Dr. Nentwig von der BSH Hausgeräte GmbH ).

Umsetzung beim dtd – Planung

Aller Anfang ist schwer…und ich bin dem bekannten Fehler der maximalen Informationsbeschaffung unterlegen. Ich fing also an, im Internet zu suchen nach Blogs und Videos zum Thema „Einführung von Kanban“. Dann sollte ein Kanban-Board her, aber nicht irgendeines, es muß doch etwas richtig gutes geben…auch die notwendigen Karten sollten keine einfachen Hafties sein. Ich merkte. Je länger ich recherchierte, um so mehr wollte ich noch zusätzlich wissen…und das führt irgendwann in die Perfektionsfalle. Also alles Gelesene vergessen und einfach anfangen?

Umsetzung beim dtd – Material

Und so geschah es. Wir hatten ein Whiteboard in Verwendung, welches ich freigemacht habe. Dieses Board wurde nun unser Kanban-Board, es hängt genau gegenüber der Bar ( lesen Sie hier von der dtd-Bar ), und jeder geht mehrfach am Tag daran vorbei. Einfach mit einem entsprechenden Marker ein paar Linien gezogen, und fertig war das Kanban-Board. Es hat fünf Kategorien: Wartend – Zu tun – In Arbeit – Gegencheck – Erledigt. Als Kanban-Karten verwenden wir verschiedenfarbige Post-It, wobei ein Projekt konsequent die gleiche Kartenfarbe für alle Tickets hat. Jeder Mitarbeiter bekam Klebepunkte in „seiner“ Farbe, die er dann, wenn er ein Ticket bearbeitet, auf dieses kleben kann. Das Post-It-Ticket wird mit Start- und geplantem Endtermin versehen und an das Board geklebt.

Umsetzung beim dtd – Mitarbeiter

Als alles vorbereitet war, habe ich eine Schulung durchgeführt, Dauer 45 Minuten. Ich habe darüber berichtet, welche Vorteile Kanban für uns haben kann, wie es in anderen Unternehmen angewendet wird und wie ich es mir bei uns vorstelle. Anhand der konkreten eigenen Arbeiten hat jeder Mitarbeiter sogleich angefangen, Tickets auszufüllen und mit seinen Klebepunkten zu versehen – das war für mich der entscheidende Moment. Jeder wurde plötzlich zum Projektleiter, konnte um Unterstützung bitten, und wenn diese gewährt wurde, kam einfach ein andersfarbiger Punkt dazu. Und wenn ein Ticket dann von links nach rechst in den Bericht „Fertig“ gewandert ist, gibt es jedesmal Beifall für den, der die Arbeit geschafft hat. Ein Kollege nennt das „unsere Selbsthilfegruppe“.

Vorteile für uns

  • Alle wissen jederzeit, was zu tun ist und wo es Engpässe gibt
  • Streß beim Einzelnen wird reduziert, Schuldige werden nicht gesucht, das Miteinander wird gestärkt
  • Es werden von der Geschäftsleitung ( und anderen ) keine Aufträge mehr im Vorbeigehen platziert ( nach Art von „kannst Du mal eben“).
  • Abhängigkeiten einzelner Arbeitspakete werden deutlich, Aktionismus gibt es nicht.
  • Anerkennung, Hilfsbereitschaft und Stimmung werden durch jedes Meeting vor dem Kanban-Board gesteigert.
  • Die Geschwindigkeit, mit der einzelne Arbeitspakete abgearbeitet werden, wird Stück um Stück gesteigert.
  • Durch die Daily-Stand-Ups wird der Erfolg eines jeden auch tatsächlich erzählt. Alle Veränderungen einer Aufgabe können jederzeit abgebildet werden

Und was können Sie berichten?

Verwenden Sie auch Kanban? Welche Erfahrungen machen Sie damit? Wie gehen Ihre Mitarbeiter damit um, und welche Schwierigkeiten haben Sie angetroffen und beseitigt? Ihre Erfahrungen zu diesem Thema interessieren mich sehr – vielleicht können wir hier im Austausch voneinander profitieren.

Unter  mann@dtdienst.de können Sie mir Ihre Kommentare zukommen lassen und auch gerne per Telefon das Gespräch mit mir suchen. Sie erreichen uns unter 0821 – 508 610, auch für Diskussionen zu allen bisherigen Themen.

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Die unfassbare Bürokratie in Deutschland

Worum geht es in diesem Beitrag?

Als Unternehmer hat man viel zu tun, und ich mache das auch gerne. Doch immer mal wieder wird man mit den unfassbaren Mühlen der Deutschen Bürokratie konfrontiert. Mühlen, die für den Unternehmer unsinnig sind, viel Zeit kosten, manchmal sogar noch Geld…und alles nur, weil man sein Unternehmen für die Zukunft absichern will. Ich rede hier über den neuen Auswuchs im Finanzbereich namens LEI – Legal Entity Indentifier, der mich zu Aktionen zwingt, die zeitlich umfangreich sind und nerven.

Was ist das?

Hier ein Dank an unsere Kunden. Sie alle machen sehr gute Arbeit, und wir profitieren davon, weil ich meine Firma durch ein stetig wachsendes Aktiendepot absichere. Darin liegen vor allem Aktien, von Ihren Unternehmen – und in Summe liegt das Depot in seinem Wachstum über dem DAX. Vielleicht sollte ich eine Fonds gründen…nun, bisher war das alles ganz einfach. Ich erteile eine Order, die Order wird ausgeführt, Aktien wandern ins Depot. Doch einfach darf es nicht mehr sein, denn ich benötige auf einmal einen Identitätsbeweis – die LEI. Darauf wurde ich per Standardmitteilung meiner Bank aufmerksam gemacht – und natürlich geht ab Januar 2018 nichts mehr ohne die LEI.

Wie kriegt man diese?

Nun gut. Kann ja nicht so schwer sein, dachte ich mir, und besuchte die entsprechende Website. Hinter der steckt indes das Bundesministerium für Justiz, und schon ist klar: Schluß mit schnell und einfach. Anstatt also einfach eine LEI zu bekommen, mußte ich mich und unser Unternehmen zunächst über viele Eingabemasken hinweg registrieren. Dann geschah einige Wochen nichts…bis ich heute meinen Zugang freigeschaltet bekam. Nun mußte ich die LEI „kaufen“, das heißt, die Bestellung in einen Warenkorb legen ( Digitalisierung ist in der Deutschen Behördenlandschaft also angekommen ), dann erklären, daß ich für diese Nummer gerne 80,00 € bezahlen werde…und den Auftrag, den ich nie vergeben wollte, freigeben.

Laßt den Unternehmer doch in Ruhe!

Denn es triftt ja nicht nur mich, sondern jeden Unternehmer, der in irgendeiner Weise Börsengeschäfte betreibt. Viele Menschen dürfen plötzlich nicht mehr einfach nur handeln, sondern müssen erst Zeit, dann 80,00 € investieren. So kommt der Staat an frisches Geld, und Sie merken, mich regt das ganze auf. Ziemlich sogar…noch viel schlimmer, daß man nichts dagegen tun kann – außer die Unternehmensliquidität anders sicherzustellen…ohne dabei Gewinn zu machen. Das Geld unters Kopfkissen zu legen ist hier keine Lösung!

Und was können Sie berichten?

Und Sie? Haben Sie auch ähnliche Erfahrungen mit den Auswüchsen der Bürokratie gemacht? Teilen Sie diese gerne mit mir…jammern hilft zwar nicht, aber Dampf ablassen schon. Und wenn Sie ein Gegenmittel wissen, dann freue ich mich, wenn Sie dieses mit mir teilen!

Das war es für heute. Im nächsten Beitrag werde ich von unserem Ausflug nach Andechs berichten…Teambuilding nach dtd-Art. Bleiben Sie mir also treu!

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Das tun, was man gut kann, statt eine Stelle auszufüllen

Worum geht es in diesem Beitrag?

Sie sehen sie jede Woche in den Beilagen der kleinen und großen Zeitungen, Sie finden sie online bei den bekannten Jobbörsen…die guten alten Stellenanzeigen. Damit verdienen viele Leute ihr Geld…Werbetexter, Designer, Graphiker als Vorbereiter – und dann die Unternehmen, bei denen Sie eine Stellenanzeige publizieren. Und wieviel Schweiß und Hirnschmalz muß man hineinstecken, was nicht alles beachten… Diskriminierungsprobleme bei den Formulierungen sind da wohl am bekanntesten. Und was bringt es am Ende?

Warum ist das so?

Sie waren schon immer da. Und in Unternehmen ist es gang und gäbe, eine Stellenbeschreibung zu formulieren, auf deren Basis man da eine Annonce schalten kann. Nicht selten sucht man dann nach der eierlegenden Wollmilchsau, nach dem perfekten Kandidaten / der Kandidatin. Alles soll er / sie können, dazu noch im Ausland gearbeitet haben, sich auch ehrenamtlich betätigt haben, teamfähig sein…und was es da sonst noch so an Worthülsen gibt. Sodann wird mit blumigen Worten die Aufgabe beschrieben, der sich der künftige Mitarbeiter / die Mitarbeiterin ( das nervt übrigens, diese Trennung, deshalb verzichte ich ab sofort darauf…und mit dem „KandiatInnen“ fange ich gar nicht erst an ) zu stellen hat. Die Wirklichkeit entpuppt sich dann bei beiden Seiten als ernüchternd. Den perfekten Bewerber findet man nicht, und die perfekte Stelle auch nicht. Dumm, wenn man dann noch die Unterteilung in A, B und C-Mitarbeiter vor Augen hat und natürlich ausschließlich die A-Leute sucht.

Was machen wir anders?

Unser Vorgehen ist aus einer Not heraus geboren. Wir erbringen eine äußerst spezielle Dienstleistung, die sich über mehrere technologische Bereiche erstreckt. Und als wir 2003 angefangen haben, waren zunächst Geldsorgen unsere größten Sorgen. Dann aber bekamen wir mehr Aufträge, und so wuchs auch der Bedarf an neuen Mitarbeitern. Nur…einen teuren Ingenieur konnten wir uns nicht leisten, auch keinen Physiker, und spezielle Projekte in genau deren Spezialgebiet hatten wir auch nicht immer. Also…was tun?

Laß die Leute einfach arbeiten!

Man nehme: einen grundsätzlich interessierten, sympathischen Menschen, frage ihn, was er denn gerne tun möchte…und dann lasse man ihn einfach anfangen. So einfach ist das. Wir sind doch alle Menschen, und wir wollen morgens gerne ins Büro kommen und dort Leute treffen, die wir mögen…wir teilen uns ja den Platz an der Kaffeemaschine mit ihnen. Und daher ist mein Grundgedanke bei der Einstellung von Mitarbeitern nicht: füllt er eine Stelle aus? Ich frage vielmehr: kann er was…und mögen wir ihn? Und was genau kann er?

Und dann lernt der neue Mitarbeiter nur eines: wie wir unsere Dienstleistung bisher gestalten. Wir lernen aber von ihm, wie er so etwas ganz anders machen würde…und vor allem hören wir ihm zu, was er eigentlich am allerliebsten machen würde – und genau das lasse ich ihn dann machen.

Was passiert dann?

Wir haben auf diesem Weg unser Dienstleistungsportfolio massiv erweitert. Wir haben unsere „Produkte“ komplett umgestaltet. Wir haben Prozesse vereinfacht. Wir haben Zeit gewonnen. Und am Ende…haben wir alle ein bißchen mehr Spaß an dem, was wir tun, weil jeder das tut, was er kann und mag. Das klingt alles sehr märchenhaft, ist es aber nicht, wenn man hier einen Rahmen steckt, in dem sich ein Mitarbeiter austoben und entwickeln kann. Wir werden jetzt nicht Würste verkaufen…aber vielleicht einmal tatsächlich physische Produkte.

Und was können Sie tun?

Und Sie? Schon mal darüber nachgedacht, jemanden einfach einzustellen, egal, ob er auf die Stelle paßt, die gerade frei ist? Einfach mal mutig zu sein und dem Bauch zu vertrauen, auf daß der Neue es schon richten wird? Einfach mal jemanden einstellen, der aus einer ganz anderen Branche kommt und so gar nicht zu all den Prozessen paßt, mit denen Sie sich tagtäglich vielleicht selbst ärgern? Einfach mal auf die Stellenausschreibung verzichten und es wie Pippi Langstrumpf machen, die sich die Welt so baut, wie sie ihr gefällt? Glauben Sie mir, es ist den Versuch wert. Gewinnen werden Sie auf jeden Fall, nur wie der Preis aussieht, kann ich nicht sagen.

Das war es für heute. Im nächsten Beitrag werde ich von unserem Ausflug nach Andechs berichten…Teambuilding nach dtd-Art. Bleiben Sie mir also treu!

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Die Baumstruktur für unser Unternehmen

Worum geht es in diesem Beitrag?

Jedes Unternehmen hat eine Struktur. Dazu gibt es Organigramme von beliebiger Komplexität, verschachtelt, in Matrixorganisationen abgebildet, dazu Linienfunktionen und Stabsstellen…die Organisationslehre hat da viele schöne Ideen. Und je größer ein Unternehmen ist, desto schwieriger wird die Organisation und desto unübersichtlicher die Darstellung. Man hängt sich aber auch gerne ein Organigramm in den Büroflur, schon allein, weil das durch das Qualitätsmanagement vorgeschrieben wird – und es ist so schön Deutsch. Man strukturiert alles, gibt dem Bild einen Namen, eine Bürokratie dahinter, und schon ist alles richtig gemacht. Meint man.

Nur – was ist in Zeiten, in denen auf einmal alles schneller gehen muß? Können da die alten Strukturen noch greifen?

Was bisher geschah

Bei uns war es genauso. Es gab ein typisches Organigramm, mit Abteilungen wie Marketing, IT, Buchhaltung etc. Über allem thronte der Chef ( also ich ) als König des Hauses. Angesichts des immer tiefer implementierten Gedankens der freien Arbeit war klar, daß diese Struktur nicht mehr funktioniert. Wie kann es auch gehen, wenn wir modular arbeiten, sich einzelne Mitarbeiter mal als Projektleiter, mal als Projektmitarbeiter betätigen, oder gar eigene Sonderprojekte machen? Wir brauchten also eine neue Struktur, und gemeinsam entwarfen wir das Bild eines Baumes mit vielen schönen Früchten – und die Früchte noch mal größer, mal kleiner, je nach Funktion im jeweiligen Thema. Jede Frucht steht für einen Mitarbeiter zum jeweiligen Thema.

Warum klappt das?

Auf einen Blick sieht man in der Baumstruktur, wo die Ernährung herkommt: die Wurzeln des Baumes fußen in der Erde, und die „Erde“ sind unsere Kunden – also Sie. Ohne unsere Kunden

kann unser Unternehmen nicht existieren. Keines unserer Projekte hätte einen Sinn, die Früchte gäbe es nicht, der Baum würde eingehen. Andererseits kann der Baum wachsen, wenn es ihm gut geht, kann neue Äste hervorbringen ( neue interne Projekte ), an denen dann wieder neue Früchte sprießen. Auch neue Mitarbeiter sehen so gleich Ihre Funktion im gesamten Unternehmenskontext.

Was ist besser als im gewöhnlichen Organigramm?

Die Übersicht. Eine große Frucht zum jeweiligen Projekt kennzeichnet den Projektleiter, man sieht gleich, wer mehr Projekte stemmt und wer gerade weniger zu tun hat. Abgearbeitete Projekte bekommen eine andere Farbe, und je länger wir das machen, um so schöner ist auch die Erfolgskontrolle: ein Blick genügt um zu wissen, was schon erledigt ist

Was ist so nicht möglich?

Der Projektfortschritt. Man kann so nicht sehen, wie weit ein Projekt bereits gediehen ist, was es noch braucht bis zur Fertigstellung. Hier verwenden wir ganz normale Projektablaufpläne, die direkt neben dem Baumschema an unserer großen Pinwand im Flur hängen ( gegenüber der Bar…Sie erinnern sich? )

Unser Fazit

In Summe finden wir dieses Bild als geeignete Visualisierung für die vielen internen Projekte, die wir gerade gemeinsam stemmen. Und das wichtigste ist auch dabei: der Kunde als Grund für alles, was wir tun. Ob sich dieses Schema auch für Sie eignet? Denken Sie doch einmal darüber nach, welches Bild Sie für sich besser finden – es muß ja kein Baum sein.

Im nächsten Beitrag werde ich mich, wie schon angekündigt, mit dem Thema der passenden Arbeit statt Stellenbeschreibungen widmen. Spannend, weil man so Talente entdeckt, die keiner auf der Agenda hat. Bleiben Sie mir also treu!

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Büroumbau einmal anders

Worum geht es in diesem Beitrag?

Vorab: der im letzten Blog angekündigte Beitrag zu „Meetingcoach“ wird nachgereicht. Versprochen. Aber es ist etwas so durchschlagendes passiert, daß ich gerne darüber berichten möchte, und zwar jetzt, kurz nachdem es geschehen ist. Ich spreche über das Eingreifen der Mitarbeiter bei der Umgestaltung des Büros, über Eigeninitiative und einen großen Grund zur Freude.

Was bisher geschah

Anfang 2015 haben wir unser neues Büro bezogen, ein schöner Altbau mitten in Augsburg. Das war für uns der Schritt raus aus der Gründerszene und hinein in ein etabliertes Unternehmen. Schon heiter, ganz am Rande angemerkt, daß ich unser Unternehmen seit 2003 immer weiter fortentwickle…damals, bei der Gründung, hatten wir nur eine Dienstleistung anzubieten, nun sind es reichlich viele und verschiedene geworden – aber ich schweife ab. Nun ist unser Büro seinerzeit möbliert gewesen, und ich habe die Möbel beim Einzug gegen einen geringen Betrag übernommen. Auf einmal besaßen wir viele teure Schränke und Regale…die wir, wie wir im Frühjahr 2017 festgestellt haben, so gar nicht brauchen. Aber nun, sind halt da. Stören ja nicht weiter.

Was dann passiert ist

 „Ein Barschrank im Büro wäre doch schick…falls es was zum Feiern gibt, oder einfach für einen Espresso im Stehen“ – so der Wunsch der Kollegen. Ja, wäre schon schick, aber muß man denn immer gleich alle Wünsche erfüllen? Muß man nicht…schon gar nicht, wenn man seit Anfang des Jahres auf Mitdenken und Mitunternehmertum setzt. Ich habe also meine fehlende Begeisterung zum Geldausgeben entgegengehalten – und was ist dann passiert? Die Kollegen kamen sogleich mit einem Vorschlag. „wir verkaufen die Büromöbel, die wir nicht brauchen, und vom Erlös kaufst Du die Bar“. Da konnte ich nichts mehr entgegnen, schachmatt. So mag ich das: ein Problem erkennen, nachdenken, die Lösung liefern und auch gleich noch selbst umsetzen.

Hat es funktioniert?

Ja. Allerhand nutzlose Schränke und Schreibtische haben ein neues Zuhause gefunden, was mich wirklich freut, denn so hat ein Start-Up auch gleich eine schöne Einrichtung bekommen. Einige Schränke sind noch da, aber ich bin sicher, die werden noch verkauft ( vielleicht brauchen ja Sie einen? Rufen Sie uns an! ). Die Bar ist voll finanziert, wurde gekauft, ist bereits geliefert, steht nun samt Stühlen bei uns im Erdgeschoß. Sehr gemütlich…und dank der Mitarbeiter ist sie auch bestens gefüllt, hat doch jeder eine kleine Naturalienspende geleistet. So schließt sich der Kreis, denn was Sie vielleicht nicht wissen: 1994-1995 war ich Geschäftsführender Gesellschafter des Lucky‘s, einem immer noch bestehenden Club in Augsburg, damals eine besonders bei Studenten angesagte Adresse – mit einer famos langen Theke.

Und bevor Sie nun fragen, ob wir überhaupt noch arbeiten…klar, denn auch alkoholfreie Cocktails schmecken prima – und die Happy-Hour beginnt erst nach Büroschluß. Sie können uns gerne besuchen!

Im nächsten Beitrag werde ich mich mit dem Thema der passenden Arbeit statt Stellenbeschreibungen widmen. Spannend, weil man so Talente entdeckt, die keiner auf der Agenda hat. Bleiben Sie mir also treu!

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Ein kleines Zwischenfazit der Veränderungen

Worum geht es in diesem Beitrag?

August. Draußen ist es heiß und schwül, drinnen leider auch, denn wir haben ein Büro im Dachgeschoß. Man wird langsam bei der Arbeit, das Hirn schaltet in den Ruhemodus…so wie das ganze Unternehmen irgendwie langsamer zu arbeiten scheint. Ist ein Unternehmen mit einem Organismus vergleichbar? Ich denke ja, denn auch eine Firma braucht ab und an Zeiten der Erholung, um neues zu verarbeiten, Dinge zu rekapitulieren und neu zu bewerten…um sich zu fokussieren und auch einmal von außen auf kürzlich vergangene Zeiten zu schauen. Der Mensch soll ab und an reflektieren, um Veränderungen wahrzunehmen – und so sehe ich das auch für mein Unternehmen

Was bisher geschah

Anfang 2017 bin ich angetreten, um mein Unternehmen neu zu erfinden. Wir haben gemeinsam vieles eingeleitet, teilweise auch umgesetzt, wie beispielsweise die freie Gestaltung der Arbeitszeit, die Modularisierung von Projekten…doch seit zwei Monaten geht nichts mehr voran. Die internen Projekte sind zum Stehen gekommen, obwohl sich jeder Mitarbeiter eines hätte herauspicken & umsetzen sollen / und auch wollen. Dabei sind durchaus wichtige Themen wie die Schaffung neuer Dienstleistungen oder die Überprüfung eines sich ändernden Systems unserer Kontaktierung von potentiellen Lösungsgebern, also auch Themen, die das Unternehmen voranbringen können.

Warum ist das so?

Ich habe zwei Dinge unterschätzt…zum einen die Macht des Tagesgeschäfts, zum anderen die Macht der Gewohnheit. Das Tagesgeschäft in Form laufender Projekte und wiederkehrender Arbeiten legt sich wie Mehltau über die Initiativbereitschaft des einzelnen Mitarbeiters, es gibt Fristen und Termine…und schon bleiben die wichtigen Dinge gegenüber den dringenden Dingen zurück. Sie kennen das? Ich auch, aber ich hatte gehofft, daß mein Drive ausreicht, um dies zu verhindern.

Tja, und die Macht der Gewohnheit habe ich auch unterschätzt. Es gibt bei uns Arbeiten, die waren „schon immer so“ – und es ist nicht jeder willens, daran etwas zu ändern. Warum auch, es funktioniert ja. Warum also ändern? Wird es denn besser werden? Und das ist ja auch alles immer so umständlich, dann gibt es neue Software, da muß man sich einarbeiten…Sie kennen das auch? Dann haben wir eines gemeinsam.

Wie geht es weiter?

Die Sommerpause hat auch ein gutes. Ich werde die Bereiche noch einmal überdenken, neuen Schwung aufnehmen und mich im September daran machen, die Themen tiefer in den Köpfen meiner Mitarbeiter zu verankern. Auch werde ich bewährte Vorgehensweisen wie das Wochenthema / Monatsthema wieder aufleben lassen, von denen ich dachte, es geht auch ohne mein Zutun. Und ich werde mich mit Kanban befassen.

Sie sehen, es hört nicht auf. Und ich werde auch unverdrossen in meinem Blog davon berichten. Nächstes mal zum Thema Meeting…da werde ich von meinen Tätigkeiten als Meetingcoach erzählen. Freuen Sie sich darauf!

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Wohin geht es mit dem Qualitätsmanagement?

Worum geht es in diesem Beitrag?

Das Thema QM begleitet mich nun fast schon meine gesamte Berufstätigkeit, und nie hatte ich das Gefühl, daß man es wirklich mag. QM-Handbücher habe ich gelesen, war bei der Erstellung eines Handbuchs auch direkt dabei ( als Niederlassungsleiter einer Personaldienstleistungsfirma ), ich habe Zertifizierungen mitgemacht…und natürlich gibt es auch beim dtd einen Qualitätsbeauftragten samt Verfahrenshandbuch.

Wie es bisher war…

Der Mitarbeiter mit dem Titel „Qualitätsmanager“ hatte die Vorherrschaft über alle vom dtd ausgehenden Dokumente. Diese wurden geprüft auf Einhaltung des Corporate Design, der Rechtschreibung, der inhaltlichen Richtigkeit, einheitliche Formate und Zeilenabstände…kurzum, eine eher als Kontrolleur zu bezeichnende Arbeit. Aufgrund steigender Auftragslage in den letzten Jahren ist diese Position zunehmend zum Flaschenhals geworden – ist ein Projekt beendet, muß der finale Bericht noch gegengelesen werden, und das kann schon dauern, zumal der Mitarbeiter auch eigenen Projekte bearbeitet.

Was haben wir gemacht?

Wir haben kurzerhand die Position abgeschafft und ein allgemeines Vier-Augen-Prinzip eingeführt. Dazu haben wir im ersten Schritt unsere Dienstleistungen modularisiert, im zweiten Schritt für jedes Modul Checklisten erarbeitet. Nun ist es so, daß sich ein Mitarbeiter von jedem anderen Mitarbeiter ( bevorzugt der, der gerade Zeit hat ) sein Dokument gegenlesen lassen kann. Auf den Checklisten sind dann zwei Kästchen vorhanden, in denen beide Mitarbeiter mit ihrer Unterschrift die Richtigkeit des Dokuments bestätigen. An sich eine ganz einfache Sache, doch es ist so schwer, sich aus den eingefahrenen Bahnen zu lösen. Zudem wollten wir den bisherigen QM-Manager nicht vor den Kopf stoßen, doch dieser empfand das ganze eher als Entlastung denn als Beschneidung seiner Aufgaben.

Allgemeine Themen

Wenn es um größere Änderungen geht, wie beispielsweise die Entwicklung einer neuen Präsentation für die Firma, dann werden aus den vier Augen einfach acht Augen gemacht. So sind Fehler fast sicher zu vermeiden, aber es gibt keine endlosen Diskussionen bzw. Engpässe mehr. Wir haben das nun in allen Bereichen mehrfach durchgeführt – und es beschleunigt geradezu jede Arbeit. Toll, wenn „Weglassen“ so schön ist!

Was Sie tun können

Ich bin sicher, daß in größeren Unternehmen das Thema Qualitätsmanagement kontrovers diskutiert wird. Viele Mitarbeiter empfinden es ( wie ich aus Interviews erfahren habe ) als persönliche Kontrolle und Bevormundung. Überdenken Sie daher die Funktion des QM – und fragen Sie sich, ob es wirklich mit einer Person in Verbindung gebracht werden muß

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Ausblick: im nächsten Beitrag werde ich ein Zwischenfazit auf der Reise zum neugestalteten Unternehmen ziehen…es läuft leider längst nicht alles so, wie ich es mir vorgestellt habe. Aber das liegt in der Natur von Veränderungen!

 

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Braucht man eine Sekretärin?

Worum geht es in diesem Beitrag?

Es gibt sie überall und in fast jeder Firma: die Sekretärin oder Assistentin der Geschäftsleitung – manche nennen sie auch Mädchen für alles. Doch ist diese Position noch zeitgemäß? Ich möchte hier meine ganz persönliche Meinung dazu kundtun…und ich denke, es geht anders besser. Wie, das schildere ich hier.

Wie war es bei uns?

Noch vor fünf Jahren hatten wir in einem separaten Zimmer eine Mitarbeiterin, die sich um all den Kleinkram kümmerte, der eben anfällt, wenn man ein Unternehmen hat…Bestellung von Büromaterial, Post erledigen, Rechnungen schreiben…und all die tausend anderen Kleinigkeiten. Es erschien mir immer selbstverständlich, jemanden für diese Tätigkeiten separat zu beschäftigen, damit die anderen Mitarbeiter Zeit für ihre Aufgaben haben. Nur, soviele Kleinigkeiten gab es dann doch nicht zu tun, und so übernahm die Mitarbeiterin zunächst kleinere Projektaufgaben, dann ganze Projekte…aber sie sollte, das waren wir gewöhnt, auch den Kleinkram noch erledigen. Fair war das aber nicht mehr, denn Monat für Monat hatte sie immer weniger Zeit für Nebenschauplätze.

Was haben wir gemacht?

Wir haben unsere Projekte aufgeteilt, Unterschritte in den einzelnen Großprojekten eingeführt…und den Bürokram in die einzelnen Schritte mit eingebunden. Nun ist es die Pflicht des Projektleiters geworden, seinen Bericht an einen Kunden selbst zur Post zu bringen – oder einen anderen Mitarbeiter, der gerade verfügbar ist, darum zu bitten, aber eben nicht die eine, einzelne Person. So haben wir die Verantwortungen des Projektleiters gestärkt und die Position der Sekretärin quasi en passant abgeschafft. Ein richtiger Schritt, denn so wurde durch die Verteilung doch recht einfacher Tätigkeiten zum richtigen Mitarbeiter zwar die Sekretärin abgeschafft – aber dafür eine weitere Projektleiterin gewonnen.

Nun mag es in Großunternehmen seit Jahren so üblich sein, daß die Sekretärin auch die Terminplanung übernimmt, aber ich für meinen Teil möchte nicht fremdbestimmt sein und morgens eine Liste auf meinem Schreibtisch vorfinden mit Dingen, die ich – trotz Geschäftsführerposition – zu tun habe. Auch plane ich meine Reisen lieber selbst, auch wenn mich das hier und da ein paar Minuten kostet.

Was Sie tun können

Entscheiden Sie sich für Eigenverantwortung und Selbstbestimmung, statt leichte Tätigkeiten zu delegieren. Fördern Sie die bisherige Sekretärin und geben ihr neue Verantwortungsbereiche. Entschlacken Sie Ihre Zeitpläne und nehmen sich ein paar Minuten für die einfachen Tätigkeiten. Es kann Spaß machen, sein Büromaterial selbst zu bestellen…manche simple Tätigkeit ist sogar entspannend und ein Moment des Innehaltens im Tagestrubel.

Sie sind nicht meiner Meinung? Dann sagen Sie es mir, unter mann@dtdienst.de bin ich jederzeit erreichbar.

Ausblick: im nächsten Beitrag werde ich diesen Weg weiter beschreiben…denn auch andere Positionen, wie z.B. das Qualitätsmanagement kann man abschaffen bzw. anders gestalten.

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Modulares Arbeiten an Stelle von kompletten Projekten

Worum geht es in diesem Beitrag?

Es ist ein ganz normaler Nachmittag im Büro des dtd…es ist still, alle arbeiten an ihren Projekten. Kaum etwas ist im Büro zu hören, nur aus dem Vertriebsbüro vernimmt man eine lachende Stimme. So ist es seit Gründung des Unternehmens, und so soll es nicht mehr sein. Denn die Mitarbeiterbefragung hat ergeben, daß sich fast alle Mitarbeiter mehr Arbeit im Team wünschen, zumindest mit zwei Kollegen gemeinsam. Das ist angesichts unserer bisherigen Vorgehensweise in Projekten schwierig, bearbeitet doch jeweils ein Mitarbeiter ein Projekt von Anfang bis zum Ende alleine. Doch dieses Jahr steht alles auf dem Prüfstand, und so haben wir gemeinsam beschlossen, die Einzelarbeitsweise zu beenden.

Wo wollen wir hin?

Wenn jeweils ein Mitarbeiter ein Projekt bearbeitet, ist das grundsätzlich nicht schlecht. Wenn aber mehrere Mitarbeiter zusammen ein Projekt bearbeiten, geht das viel schneller und bringt auch im Projekt noch neue Sichtweisen und Verbesserungsvorschläge zum aktuellen Vorgehen. Genau das ist die Essenz unserer Dienstleistung: viele Sichtweisen auf ein Thema bündeln und zu einer belastbaren Aussage verdichten, die einem Kunden bei der Entscheidungsfindung hilft. Dazu haben wir unser globales Netzwerk. Warum also nicht noch im Projekt selbst ein kleines „Subnetzwerk“ einbauen?

Was haben wir gemacht?

Kein leichter Entschluß, liebgewonnenes aufzugeben. Man ist da als Mensch ja doch gefangen in seinem Netz aus Gewohnheiten…und es macht ja auch Spaß, ein Problem von vorne bis hinten zu bearbeiten und zu lösen. Das ist aber aus der Sicht unseres Unternehmens nicht mehr zeitgemäß. Nun, es hat seit der Gründung im Jahr 2003 funktioniert, doch den Satz „das haben wir schon immer so gemacht“ lassen wir hier nicht gelten. Also sind wir aus Kundensicht vorgegangen. Was wäre, haben wir uns gefragt, wenn wir auf einmal unsere Projekte noch schneller abschließen könnten? Wenn wir die dadurch gewonnene Zeit in Projekterweiterungen und vertiefte Empfehlungen für den Kunden investieren könnten? Das erschien uns ein echter Mehrwert für den Kunden und wäre ein netter Nebeneffekt einer Umstellung.

Modulares Arbeiten

Wir haben also alle unsere Dienstleistungen genommen und genau untersucht. Dabei konnten Gemeinsamkeiten in den an sich verschiedenen Projekten entdeckt werden. So haben wir viele kleine einzelne Module entwickelt, die man beliebig miteinander verknüpfen kann. Eine Art agiles Arbeiten könnte man das nennen, wenn dieses Schlagwort nicht schon in aller Munde wäre. Ich nenne es lieber modulares Arbeiten. Jedes Projekt hat nun einen „Projektleiter“, der einzelne Module des Projekts in der Morgenrunde ( ich habe davon an anderer Stelle berichtet ) an andere Mitarbeiter abgeben kann. Statt die acht Module eines Projekts in acht Wochen alleine abzuarbeiten, können so nun alle Module in drei bis vier Wochen erledigt werden. Dies ermöglicht auch die Bündelung gleichartiger Arbeiten, was wir aus dem Zeitmanagement kennen. Spezialitäten können so genützt und ausgebaut werden.

Wie sieht das nun genau aus?

Nehmen wir unsere aktuellen vier Projekt: bei allen braucht es eine Hintergrundrecherche, dazu noch Literatur- und Patentrecherche. Macht dies wie bisher jeder Projektleiter selbst, gibt es kein einheitliches Vorgehen, keine Checkliste. Ist dies aber nun ein Modul im Projekt ( und es ist eines, welches die meisten Mitarbeiter nicht gerne machen ), so kann man es an einen Mitarbeiter abgeben, der für alle vier Projekte die Recherchen übernimmt – und parallel eine Checkliste für die anderen Mitarbeiter entwickelt. Dazu braucht man keine eigene neue Abteilung, denn ist die Arbeit getan, wird diese Abteilung ja nicht mehr benötigt. Und der Mitarbeiter kann auch sein eigenes Projekt übernehmen, derweil er die Module bearbeitet. So kommt es zum Austausch, Zwiegespräch…und die heilige Stille im Büro ist weg. Und der Kunde profitiert durch die Modularität ebenfalls.

Was Sie tun können

Können Sie Ihre Arbeiten zerlegen? Macht es aus Ihrer Sicht Sinn, sich vom Abteilungsdenken wegzubewegen? Dann beleuchten Sie Ihre Prozesse und zerlegen diese in kleine Handlungspakete, die sich Mitarbeiter nach Belieben „schnappen“ können. So fördern Sie nicht nur Teamarbeit, sondern auch Kreativität – denn ein jeder macht eine Arbeit auf andere Weise und mit anderen Mitteln.

Möchten Sie dies mit mir diskutieren, gerne – unter mann@dtdienst.de bin ich jederzeit erreichbar, auch wenn Sie nur einen Rat benötigen.

Ausblick: im nächsten Beitrag werde ich die Frage diskutieren, ob man heutzutage noch eine Sekretärin braucht.

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Mitarbeiterbudgets – eine neue Art der Ideenfindung im Unternehmen

Worum geht es in diesem Beitrag?

Ich erinnere mich noch gut an die Jahre, in denen ich mein Studium durch Arbeit in einer Betonmischmaschinenfabrik finanziert habe. Dort hing schräg gegenüber der Kantine, am Bürogebäude, ein Kasten mit der Aufschrift „Verbesserungsvorschläge“. Viel erklärt wurde dazu nicht, man sollte halt einfach einen Vorschlag und seinen Namen auf ein Stück Papier schreiben und einwerfen. Es gab Prämien, falls ein Vorschlag umgesetzt wurde, doch deren Höhe war nicht genau definiert. Und so war der Kasten meist leer…

Das betriebliche Vorschlagswesen

Das betriebliche Vorschlagswesen hat nicht nur einen unheimlich sperrigen Titel, der so klingt, als habe sich das eine Behörde ausgedacht. Es ist auch seit seiner Einführung immer wieder neu gestaltet worden, trägt nun diverse Decknamen, ist beim einen Unternehmen im KVP beheimatet, beim anderen in der Ideenschmiede. Die Ansätze zur Umsetzung von Verbesserungen sind lobenswert, doch sie taugen eher für kleinere Maßnahmen des täglichen Arbeitens als für den großen Wurf.

Hilft Innovationsmanagement?

Ideen, die ein Unternehmen wirklich nach vorne bringen, sind auf diese Weise nur schwer zu generieren. Hier setzt das Innovationsmanagement an, welches durch einen mehrstufigen Prozeß Ideen erzeugen und umsetzen möchte. Nur…was, wenn die Mitarbeiter partout keine Ideen haben ( wollen )? Der Zwang zur Kreativität ist ein Problem für sich, und ich kenne viele Menschen, die mit den Augen rollen, wenn das Wort „Brainstorming“ ( oder eine Abwandlung davon ) auftaucht. Mitarbeiter können auf Knopfdruck keine Ideen produzieren, das ist wissenschaftlich erwiesen. Auf der anderen Seite zwingt der Wettbewerbsdruck zu Innovationen – man steckt also wieder in der Klemme.

Was machen wir anders?

Ich folge hier meiner Intuition und der nicht genau zu spezifizierenden Ahnung, daß jeder Mensch in der Lage ist, großartiges zu leisten – wenn es ihn denn interessiert. Beobachten Sie das mal im Gespräch mit einem Mitarbeiter, wenn das Thema seines liebsten Hobbies zur Sprache kommt…da blüht selbst derjenige auf, der sonst nie einen Wortbeitrag von sich gibt. Und genau das hoffe ich mit den Mitarbeiterbudgets zu erreichen.

Wie geht das nun genau?

 Jeder Mitarbeiter, ob Vollzeit oder Teilzeit, hat dieses Jahr ein Budget in Höhe von 2.000,00 erhalten. Dieses Budget wird auf einer einfachen Liste für alle sichtbar verwaltet. Der Mitarbeiter kann nun selbständig entscheiden, was er mit seinem Budget machen möchte, solange das in irgendeiner Weise mit seiner Arbeit / seinem Arbeitsplatz / seinen beruflichen Zielen zu tun hat. Wichtig dabei ist, daß sich die beruflichen Ziele nicht mit den Zielen unseres Unternehmens decken müssen. Plant der Mitarbeiter nun, von seinem Budget einen Betrag zu investieren, so braucht er drei Fürsprecher. Hat er diese Stimmen gewinnen können, habe ich kein Veto mehr gegen die geplante Investition, kann aber auch eine der drei Stimmen dafür sein.

Beispiele:

Ein Mitarbeiter möchte unbedingt einen größeren Bildschirm / einen zweiten Bildschirm, da er so besser arbeiten kann. Eine Mitarbeiterin hat eine Produktidee und braucht dazu eine Fortbildung im Marketing. Um sich in ein für ihn interessantes Gebiet einzuarbeiten, werden von einem Mitarbeiter Fachbücher benötigt. Eine Mitarbeiterin hat eine Geschäftsidee und will nun deren Erfolgsaussichten prüfen. Dieser letzte Bereich ist für mich besonders interessant, in zweierlei Hinsicht. Zum einen ergeben sich so neue Services für unser Unternehmen, zum anderen kann die Mitarbeiterin aber auch bei den Kollegen auf Budgetsuche gehen. Man kann also sein eigenes Budget auch in die Idee eines anderen investieren und wird nach Art von Venture Capital dann am Erfolg beteiligt.

Was Sie tun können

Überlegen Sie, ob Sie dieses System ausprobieren möchten. Bei einem Großunternehmen empfiehlt sich ein Testlauf in einer einzelnen, separaten, überschaubaren Abteilung. Kommen Sie nicht auf die Idee, vermeintlich schwächere Mitarbeiter auszuschließen oder unterschiedliche Budgets zu gewähren. Für alle, aber auch wirklich alle, das gleiche Budget! Kürzen Sie auf keinen Fall an einer anderen Stelle, beispielsweise beim Jahresbonus. Sehen und bewerten Sie, was das Mitarbeiterbudget für das allgemeine Arbeitsklima und die Ideenfindung bringt.

Wenn Sie bei der Umsetzung Hilfe brauchen, sprechen Sie mich unter mann@dtdienst.de an – auch gerne, wenn Sie sich einfach nur austauschen wollen.

Ausblick: im nächsten Beitrag werde ich über das Thema der „modularen Arbeit“ berichten – wie wir von Einzelprojekten zur Teamarbeit gelangen wollen.

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